Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Lipiec - Sierpień 2017 » Stosunek pracy » Nowy pracownik w jednostce – obowiązki pracodawcy
 
Ewelina Gumienna

Nowy pracownik w jednostce – obowiązki pracodawcy

Zatrudnienie nowego pracownika jest bardzo ważnym momentem dla całej jednostki zarówno pod względem organizacyjnym, jak i formalnym. Każdy pracodawca musi być świadomy licznych obowiązków z tym związanych.

Rys. A. Sobierajski

Po przeprowadzeniu odpowiedniej rekrutacji, w tym naboru na wolne stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządu terytorialnego (dalej: jst), i podjęciu decyzji o zatrudnieniu danej osoby przychodzi moment na podpisanie umowy, co jest jednoznaczne z zawarciem stosunku pracy. Zanim do tego dojdzie, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można zażądać złożenia wyłącznie następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy oraz innych poświadczających umiejętności i osiągnięcia zawodowe;
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
  • kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność (art. 13 ust. 2b uops);
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Przykład

Pani Kamila była zatrudniona w urzędzie gminy od 1 października 2016 r. do 31 stycznia 2017 r. na zastępstwo za panią Marię na stanowisku specjalisty ds. działalności gospodarczej. Umowa została rozwiązana z końcem stycznia 2017 r. z uwagi na powrót nieobecnego pracownika. W kwietniu 2017 r. wójt ogłosił nabór na wolne stanowisko urzędnicze ds. zamówień publicznych, w wyniku którego pani Kamila otrzymała największą liczbę punktów i ponownie zdecydowano o jej zatrudnieniu – od 1 maja 2017 r. Kadrowa zastanawia się, czy musi ponownie kierować pracownicę na wstępne badania lekarskie, skoro poprzednie zaświadczenie lekarskie wystawione przez lekarza medycyny pracy jest ważne do października 2018 r.

W tym przypadku, pomimo ważności poprzednio wykonanych wstępnych badań lekarskich i ponownego zatrudnienia pani Kamili na podobnym stanowisku pracy, pracodawca ma obowiązek jeszcze raz skierować pracownicę na wstępne badania lekarskie, gdyż przerwa między zakończeniem pierwszej umowy i zawarciem kolejnej wynosi 3 miesiące (czyli więcej niż 30 dni).

Pracodawca nie może dopuścić do wykonywania obowiązków służbowych pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 kp § 4).

Nawiązanie stosunku pracy

1. Akta osobowe

Jednym z głównych obowiązków pracodawcy jest założenie i prowadzenie dla każdego pracownika akt osobowych, składających się z trzech części:

A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

B – dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

C – związane z ustaniem zatrudnienia.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Nie wolno przetrzymywać oryginalnych dokumentów pracownika. Można jedynie zażądać ich przedłożenia do wglądu. W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie składanych dokumentów. Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej to obecnie 50 lat od daty ustania stosunku pracy.

[...]

Ewelina Gumienna
specjalista prawa pracy

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.