Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Lipiec – Sierpień 2018 » Stosunek pracy » Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
 
Olgierd Kucharski

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Po wielu latach oczekiwań ustawodawca nareszcie zdecydował się zaktualizować przepisy dotyczące sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Elektroniczne gromadzenie dokumentacji, okres jej przechowywania – to najważniejsze zmiany, które wejdą w życie od 1 stycznia 2019 r.

Była to bardzo wyczekiwana nowelizacja, ponieważ te zasady nie były zmieniane od dziesiątek lat, pomimo pojawienia się komputerów, doskonałych i niezawodnych programów informatycznych, a wreszcie internetu. Dodatkowo przez wiele lat przyjmowano, że tylko papierowa forma zabezpiecza pracownika w zakresie ewentualnych problemów dowodowych w przypadku ubiegania się o świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Wydaje się, że po 20 latach inwestowania olbrzymich kwot pieniężnych w systemy informatycznego przetwarzania danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) osiągnęły one wreszcie taki poziom doskonałości, że mogą zastąpić papierowe dokumenty. Dostrzeżono również, że wyłącznie papierowa forma wszystkich dokumentów pracowniczych to anachronizm w XXI wieku.

Czego dotyczy nowelizacja?

To spowodowało, że po kilku latach uzgodnień zakończono proces legislacyjny i nowe przepisy, które zostaną opisane, wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.1 Nowelizację można podzielić na kilka części, które dotyczą zmian:

  • preferowanej formy wypłaty wynagrodzenia za pracę;

  • terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

  • możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej;

  • przepisów wykroczeń w kp obejmujących okres i sposoby przechowywania dokumentacji pracowniczej;

  • przepisów o ubezpieczeniach społecznych w zakresie terminu i sposobu prowadzenia list płac, kart wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty;

  • przepisów przejściowych dotyczących regulowanych zagadnień.

Zmiany przepisów nie dotknęły zakresu akt osobowych i dokumentacji pracowniczych (poza obowiązkiem podania numeru rachunku płatniczego). To powoduje, że treść aktu wykonawczego regulującego te zasady pozostała bez żadnych zmian2.

Wypłacanie wynagrodzenia

Aktualnie nadal obowiązuje zasada określona w art. 86 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp)3, że wynagrodzenie jest wypłacane do ręki pracownika. Wynagrodzenie jest wypłacane w inny sposób tylko wtedy, gdy stanowi tak układ zbiorowy prawa pracy albo pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Taka reguła powoduje, że pracodawca, co do zasady, powinien wypłacać wynagrodzenie w gotówce do rąk pracownika, co w dzisiejszych czasach nie jest ani bezpieczne, ani popularne. Prawie wszyscy posiadają rachunki bankowe, których koszty prowadzenia są minimalne. Poza tym konieczność pobierania gotówki z banku i jej przewożenia powodowała stratę czasu. Było to związane również z koniecznością zapewnienia ochrony kasjerce lub księgowej, która przywoziła gotówkę i wypłacała ją pracownikom. W XXI wieku wydaje się, że taki sposób wypłaty jest anachronizmem, spotykanym w praktyce albo w małych firmach, albo w wyjątkowych przypadkach, np. gdy pracownik miał konto bankowe zajęte przez komornika.

Biorąc to wszystko pod uwagę, dokonano zmiany w dwóch przepisach. Po pierwsze, w art. 86 § 3 kp wpisano, że wynagrodzenie jest wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że zatrudniony złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Ta zmiana skutkuje również nowelizacją art. 221 § 2 kp, w którym dodano pkt 3 i zgodnie z nim pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

To powoduje, że wypłaty wynagrodzenia w gotówce na ręce pracownika będą miały raczej sporadyczny charakter.

[...]

Olgierd Kucharski
ekspert prawa pracy, doktor nauk prawnych

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.