Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Listopad – Grudzień 2018 » Czas pracy » Ewidencjonowanie czasu
 
Grzegorz Sobota

Ewidencjonowanie czasu

Do ewidencjonowania godzin wykonywania umowy cywilnej zostali zobowiązani prawnie zleceniodawcy i usługodawcy. Wynika to ze zmiany przepisów w zakresie minimalnego wynagrodzenia za pracę. W wyniku nowelizacji ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ochroną objęto wynagrodzenie uzyskiwane z umów cywilnych. Przyjęto, że minimalna stawka przysługuje za każdą przepracowaną godzinę w ramach zawartej umowy cywilnoprawnej.

Zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 847 ze zm.; dalej: umwp) w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1025 ze zm.; dalej: kc), tj. umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalonej zgodnie z art. 2 ust. 3a, 3b i 5 umwp. Minimalna stawka godzinowa na 2018 r. została ustalona na poziomie 13,70 zł brutto za 1 godzinę pracy. Z art. 8a ust. 1 umwp wynika, że w przypadku umów zlecenia i umów o świadczenie usług osobie przyjmującej zlecenie lub świadczącej usługi wynagrodzenie powinno być wypłacone w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonywania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość aktualnej minimalnej stawki godzinowej.

Przestrzeganie przepisów umwp

W przepisach umwp organom inspekcji pracy przyznano dodatkowe uprawnienie w zakresie przestrzegania przepisów o minimalnej stawce godzinowej wynikającej z zawartej umowy cywilnoprawnej. Inspektorzy pracy mogą kontrolować, czy wypłacane jest wynagrodzenie za każdą godzinę oraz czy stawka godzinowa jest co najmniej w wysokości obowiązującej aktualnie stawki minimalnej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości inspektorzy mogą kierować przewidziane środki prawne oraz wszcząć postępowanie wykroczeniowe. Kontrola wypłaty wynagrodzenia odbywa się na podstawie dokumentów, z których wynika, jak została ustalona wysokość wynagrodzenia, oraz potwierdzenie czasu, jaki był przeznaczony na wykonywanie zlecenia lub świadczenie usługi.

Rejestrowanie czasu zleceniobiorców i usługobiorców jest obowiązkowe.

W przepisach umwp ustawodawca postanowił, że w przypadku umów zlecenia i świadczenia usług strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Jeśli w umowie taki zapis się nie znajdzie, to przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Natomiast jeśli umowa cywilnoprawna nie zostanie zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (co nie jest sprzeczne z przepisami), przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia dotyczące czasu wykonywania zlecenia lub świadczenia usługi, a jeśli tego nie dokona, taką informację sporządzi wykonawca zlecenia lub usługi. Termin wypłacania wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnej strony ustalają dowolnie. Jak jednak stanowią przepisy umwp w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc, wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej dokonuje się co najmniej raz w miesiącu. Tym samym rozliczanie godzin również powinno być dokonywane na bieżąco.

Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Zwolnienie z obowiązku prowadzenia wykazu godzin

Ustawodawca w niektórych przypadkach zwalnia z obowiązku wypłacania minimalnego wynagrodzenia, a tym samym rejestrowania godzin wykonywanej pracy lub tylko obowiązku prowadzenia dokumentacji w zakresie godzin wykonywanej pracy.

[...]

Grzegorz Sobota
praktyk specjalizujący się w sprawach kadrowo-płacowych, prowadzi szkolenia z prawa pracy

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.