Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Listopad - Grudzień 2019 » Wynagrodzenia i świadczenia » Dokumentowanie okresów równoważnych w zatrudnieniu
 
Michał Culepa

Dokumentowanie okresów równoważnych w zatrudnieniu

Ustawy pragmatyczne przewidują możliwość zaliczenia do stażu pracy, oprócz zatrudnienia pracowniczego, także innych okresów, co do których przepisy szczególne przewidują zaliczenie do zatrudnienia, od których zależą uprawnienia pracownicze. Najczęściej dotyczy to okresów pracy w rolnictwie, ale także pozostawania bezrobotnym oraz służby wojskowej lub służby w innych formacjach mundurowych.

Poza okresami zatrudnienia pracowniczego – zarówno w Polsce, jak i za granicą – przepisy regulujące sprawy płacowe pracowników jednostek sektora finansów publicznych (w tym zwłaszcza pracowników urzędów państwowych, członków korpusu służby cywilnej i pracowników samorządowych oraz sądów i prokuratury) dopuszczają zaliczanie do stażu pracy także okresów niestanowiących zatrudnienia, ale zaliczanych do stażu pracy na podstawie odrębnych przepisów.

Także i te okresy powinny być jednak należycie udokumentowane, przy czym potwierdzanie ich określają przepisy szczególne.

Zasadnicza służba wojskowa oraz służba ochotnicza

Obowiązkowa zasadnicza służba wojskowa została zawieszona w 2010 r. Osoby, które służyły wcześniej jako żołnierze służby zasadniczej, mają prawo do zaliczenia okresu tej służby do stażu pracy. Muszą być jednak ku temu spełnione warunki, które zostały wskazane w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1541 ze zm.; dalej: upoo). Zgodnie z jej art. 120, jeżeli pracownik w terminie 30 dni od daty zwolnienia z czynnej służby wojskowej:

  • powrócił do pracy u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu powołania do tej służby;
  • podjął pracę po raz pierwszy lub u innego pracodawcy niż ten, u którego był zatrudniony,

okres służby wojskowej zalicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

To samo dotyczy także pracowników, którzy „po wojsku” podjęli pracę, ale w terminie późniejszym niż 30 dni od dnia zwolnienia ze służby. Tym pracownikom okres służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy.

Wymienione uprawnienia dotyczą nie tylko żołnierzy zasadniczej służby wojskowej, ale wszystkich żołnierzy służby czynnej. Zgodnie zaś z art. 59 ust. 1 upoo do czynnej służby zalicza się także okres:

  • przeszkolenia wojskowego,

  • terytorialnej służby wojskowej,

  • ćwiczeń wojskowych,

  • służby przygotowawczej,

  • okresowej służby wojskowej,

  • służby w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

Należy wspomnieć o tzw. służbie nadterminowej, którą mogli pełnić żołnierze ochotniczo po odbyciu zasadniczej służby wojskowej, w okresie 1–7 lat, na podstawie dobrowolnego zgłoszenia. Obecnie służba nadterminowa nie istnieje jako odrębna kategoria służby wojskowej, a regulujące ją przepisy upoo zostały uchylone jeszcze w 2010 r. Okres tej służby należy potraktować jako przedłużoną (długoterminową) wojskową służbę zasadniczą (zob. wyrok WSA w Lublinie z 27 stycznia 2009 r., III SA/Lu 424/08), a pracownika będącego żołnierzem służby nadterminowej – jako żołnierza służby czynnej ze wszystkimi tego konsekwencjami, z doliczeniem całego okresu służby do stażu pracy.

Okres odbytej czynnej służby wojskowej – niezależnie od rodzaju służby – zalicza się do okresu zatrudnienia,
od którego zależą uprawnienia do dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej.

Okres czynnej służby wojskowej można wykazać, przedkładając pracodawcy książeczkę wojskową, w której znajdują się stosowne wpisy, określające terminy pełnionej służby. Pracodawca za zgodą pracownika może skopiować te dane i stosowną kopię (kserokopię, skan lub jego wydruk) dołączyć do akt osobowych pracownika na podstawie § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369).

Pracownik może także uzyskać – po złożeniu stosownego wniosku we właściwej Wojskowej Komendzie Uzupełnień – zaświadczenie o przebiegu służby. Zaświadczenie to wydaje właściwy terenowo wojewódzki sztab wojskowy na podstawie § 4 pkt 1 lit. e rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 lutego 2017 r. w sprawie wojewódzkich sztabów wojskowych i wojskowych komend uzupełnień (DzU z 2019 r., poz. 74).

Analogiczne uprawnienia mają pracownicy-żołnierze powołani do służby czynnej w formacjach rezerwy czy w jednostkach wojsk obrony terytorialnej (dalej: OT). Okres służby także wlicza im się do stażu pracy. Zgodnie z art. 120 ust. 1 pracownik-żołnierz, który w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia z czynnej służby podejmuje ponownie pracę u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu powołania do tej służby, czas odbywania służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy, a więc także w zakresie np. urlopów wypoczynkowych.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku żołnierzy OT uprawnienia pracownicze wynikające z zaliczania służby do okresu pracy przysługują wyłącznie pracownikom-żołnierzom OT pełniącym służbę rotacyjną (art. 120 ust. 7 upoo). Dotyczy to tych żołnierzy OT, którzy pełnią służbę stacjonarną, w terminie i miejscu wyznaczonym przez dowódcę jednostki wojskowej.

W praktyce uprawnienia dotyczą wyłącznie skoszarowanych żołnierzy OT, pełniących służbę w jednostce wojskowej i odbywających wówczas ćwiczenia i szkolenie.

Zawodowa służba wojskowa

W wielu wypadkach żołnierze zawodowi, po zakończeniu lub rezygnacji ze służby, zostają zatrudnieni „w cywilu” przez instytucje publiczne. Niezależnie od ich doświadczenia i kwalifikacji nabytych w wojsku, przydatnych także w pracy cywilnej, okresy ich służby także powinny być zaliczone do okresów zatrudnienia, od których zależą uprawnienia pracownicze.

Decyduje o tym ustawodawca w art. 121 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 330 ze zm.; dalej: uswżz). Zgodnie z art. 121 uswżz okres pełnienia zawodowej służby wojskowej wlicza się pracownikowi do okresu zatrudnienia w zakresie wszystkich uprawnień związanych z tym zatrudnieniem. Ponadto były żołnierz zawodowy, który podjął pracę w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło jego zwolnienie z zawodowej służby wojskowej, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w następnym roku kalendarzowym.

Pracownik – były żołnierz – powinien wykazać okresy swojej służby przez przedłożenie pracodawcy świadectwa służby. Wydaje je dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ostatnio służył. Świadectwo to, zgodnie z art. 123 ust. 1 uswżz, jest wydawane obowiązkowo każdemu żołnierzowi zwolnionemu ze służby.

Wzór świadectwa oraz dane, które powinny się w nim znaleźć, określa rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 16 czerwca 2014 r. w sprawie świadectw służby żołnierzy zawodowych (DzU z 2014 r., poz. 895).

Służba w innych formacjach mundurowych

W przypadku pracowników – byłych funkcjonariuszy Policji, okresy służby także powinny być zaliczane do stażu pracy. Traktuje o tym art. 80 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 161 ze zm.; dalej: up). Obowiązują tu jednak dodatkowe obostrzenia. Możliwość zaliczenia okresu służby dotyczy sytuacji, w której były policjant podjął pracę w ciągu roku od dnia zwolnienia ze służby, a jeżeli pełnił służbę przygotowawczą – w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.

[...]

Michał Culepa

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych artykułów i komentarzy prawnych

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.