Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Listopad - Grudzień 2019 » Czas pracy » Potwierdzanie obecności w pracy
 
Ewa Łukasik

Potwierdzanie obecności w pracy

Kto decyduje o sposobach potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności? Jak wywiązać się z tego obowiązku, uwzględniając obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w poniższym tekście.

Przepisy prawa pracy nie określają sposobu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy. Wskazują natomiast katalog okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a także sposób jej usprawiedliwiania. O technicznym sposobie wykonania obowiązku potwierdzenia obecności w pracy i usprawiedliwienia nieobecności decyduje pracodawca, biorąc pod uwagę swoje potrzeby i specyfikę prowadzonej działalności.

Regulacje wewnętrzne dotyczące potwierdzania obecności w pracy

Sposób uregulowania przez pracodawcę sposobu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności zależy od wielkości pracodawcy:

  • W przypadku pracodawców mających obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy kwestie te powinny być określone w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 kp).

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy mają pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 2 kp). Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcę i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że we wskazanym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Jeżeli pracodawca objęty jest układem zbiorowym pracy, wówczas sposób potwierdzenia obecności w pracy może wynikać z tego układu.

W przypadku pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, u których nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy, sposób potwierdzania obecności w pracy następuje w drodze poleceń pracodawcy. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 kp). Potwierdził to również SN w wyroku z 7 lutego 2007 r. (I PK 221/06), zgodnie z którym w zakładzie pracy, gdzie nie obowiązuje wprowadzenie regulaminu pracy, elementy organizacji i porządku pracy, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy.

Sposoby potwierdzania przez pracowników obecności

Pracodawca, decydując o technicznej formie potwierdzenia obecności, ma do dyspozycji różne rozwiązania, np.:

  • elektroniczne rejestratory czasu pracy;

  • logowanie do systemu informatycznego;

  • przesłanie informacji pocztą elektroniczną, SMS-em;

  • złożenie podpisu na papierowej liście;

  • powiadomienie ustne.

[...]

Ewa Łukasik
ekspert prawa pracy

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.