Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2017 » Czas pracy » Wyjścia prywatne i służbowe
 
Justyna Lenczewska

Wyjścia prywatne i służbowe

Jak rozliczyć wyjścia prywatne i wyjścia służbowe pracownika oraz gdzie uregulować kwestie prawne z nimi związane? W niniejszym tekście odpowiadamy na te i wiele innych pytań dotyczących wyjść z pracy.

Przepisy nie regulują wystarczająco i jednoznacznie wyjść prywatnych i służbowych, pozostawiając w ten sposób wolną rękę pracodawcy. Pracodawca powinien doprecyzować te kwestie w regulacjach wewnątrzzakładowych (regulaminy pracy, układy zbiorowe), tak aby interesy i bezpieczeństwo każdej ze stron zostały zachowane.

Wyjścia prywatne

Aspekt wyjść prywatnych pojawił się w dodanym do kp, po nowelizacji w sierpniu 2013 r., art. 151 § 21. Jego treść rozwiała panujące wówczas wątpliwości, czy odpracowywanie wyjść prywatnych zalicza się do nadgodzin. To jedyny przepis, który porusza kwestie wyjść prywatnych.

Zgodnie z jego brzmieniem odpracowanie zwolnienia w celu załatwienia spraw prywatnych nie zalicza się do pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli zostało ono udzielone na pisemny wniosek pracownika.

Przepis ten wskazuje na formę pisemną udzielania takiego zwolnienia. Musi to być wniosek z podpisem pracownika, aby móc stosować do niego reguły z art. 151 § 21 kp. Poza formą ten przepis nie przewiduje innych wymogów. Tutaj istnieje swoboda w doprecyzowaniu ich w aktach wewnątrzzakładowych u pracodawcy. Pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych może zatem przyjąć formułę składania pisemnych wniosków przez złożenie podpisu pracowników w obowiązujących u niego książkach wejść i wyjść z oznaczeniem, czy wyjście to było prywatne, czy służbowe.

Z książki wejść i wyjść pracownika powinno wynikać, że wpis dotyczy wyrażonej przez pracownika woli skorzystania z określonego zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych.

Forma pisemna ma w tym przypadku wyłącznie charakter dowodowy. Niemniej jednak każdej ze stron stosunku pracy powinno na niej zależeć:

  • pracodawcy – z uwagi na obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracownika oraz potrzebę wykazania, że czas wykonywania pracy ponad obowiązującą normę czy wymiar nie jest pracą w godzinach nadliczbowych, lecz odpracowywaniem udzielonego zwolnienia;
  • pracownikowi – z uwagi na wykazanie, że jego nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona.

W sytuacji, w której u pracodawcy obowiązuje elektroniczna ewidencja wyjść i wejść pracowników za pomocą odbicia karty, nie będzie to wystarczające przy opuszczeniu zakładu pracy w celu załatwienia osobistych spraw. Nie zachowamy wówczas pisemnej formy, o której mówi przepis, trudno będzie udowodnić zgodę pracodawcy i może zdarzyć się, że takie wyjście zostanie potraktowane jako nieusprawiedliwione opuszczenie miejsca pracy, co niesie ze sobą dość radykalne skutki (kara porządkowa, rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika). Bardzo ważne jest zachowanie formy pisemnej dla celów dowodowych każdej ze stron.

Przepisy nie wskazują również terminu odpracowania takiego wyjścia. Powinien on zostać uzgodniony między pracownikiem a pracodawcą. Niemniej jednak należy mieć na uwadze zasady panujące przy wypłacaniu wynagrodzenia za pracę. Mianowicie: „jeżeli pracownik korzysta ze zwolnienia od pracy w jednym miesiącu, a odpracowuje czas tego zwolnienia w innym miesiącu, to w miesiącu, w którym ma miejsce odpracowanie, powinien otrzymać odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę, natomiast w miesiącu, w którym korzystał ze zwolnienia – odpowiednio niższe. Zgodnie bowiem z art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią” (K. Pietruszyńska, Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, „Praca i Zabezpieczenie Społeczne” 2014, nr 1, s. 38).

[...]

Justyna Lenczewska
radca prawny, specjalizuje się w prawie pracy i postępowaniu administracyjnym

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.