Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2019 » Czas pracy » Dokumentowanie urlopów wypoczynkowych
 
Lena Choczaj

Dokumentowanie urlopów wypoczynkowych

Ustawodawca w art. 161 kp zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu w naturze w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane na podstawie planu urlopów, ustalanego odpowiednio wcześniej przez pracodawcę.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa lub działająca organizacja wyraziła zgodę na nieustalanie takiego planu. Podczas ustalania planu należy brać pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy oraz wnioski pracowników (art. 163 kp). Plan urlopów może być opracowany zarówno na cały rok kalendarzowy, jak i na krótsze jego okresy, i powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń.

Termin urlopu zawarty w planie jest wiążący, a odstępstwo od powyższego następuje na skutek podjęcia decyzji o jego przesunięciu przez pracodawcę lub na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 kp).

Przepisy kp nie narzucają konkretnego terminu sporządzania planu. W literaturze wskazuje się niejednokrotnie, że plan urlopów wypoczynkowych na rok następny powinien być podany do wiadomości pracowników najpóźniej 31 grudnia. Niektórzy pracodawcy sporządzają jednak plany urlopów z początkiem danego roku, np. do końca stycznia bądź jeszcze później. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się podanie przez pracowników preferencji urlopowych do wiadomości pracodawcy z końcem lub z początkiem roku, przy jednoczesnym zakreśleniu przez pracodawcę rozsądnego terminu ich uzupełnienia. Pracodawca, układając plan urlopów wypoczynkowych, najczęściej uwzględnia preferencje pracowników, o ile proponowany przez pracownika termin urlopu nie spowoduje dodatkowych komplikacji dla pracodawcy.

Wyjątkiem od tej zasady jest wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy tuż po zakończeniu urlopu rodzicielskiego.

Komu nie można odmówić?

Zgodnie z art. 1821a § 6 kp w związku z art. 163 § 3 kp pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie rodzicielskim, nawet jeżeli pracownik wystąpi o całość urlopu wypoczynkowego, a więc o urlop bieżący i zaległy. W wyroku z 19 listopada 2003 r. Sąd Najwyższy (I PK 18/03) stwierdził, że do rozpoczęcia urlopu na podstawie art. 163 § 3 kp wystarczy złożenie stosownego wniosku, na który pracodawca nie może zareagować inaczej, niż „udzielając” urlopu niezależnie od planu urlopów. Z kolei w wyroku SN z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00) wskazano, że „pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego. Jest jednak związany takim wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rsdp) wniosek o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim powinien być przechowywany w części B akt osobowych.

Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego również nauczycielowi zatrudnionemu w szkole, w której w organizacji pracy przewidziano ferie zimowe i letnie, a któremu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii i w czasie ich trwania (art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela; dalej: KN). W przypadku niemożności wykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości lub w części w okresie ferii szkolnych nauczyciel ma prawo do urlopu uzupełniającego (art. 66 KN). Urlop uzupełniający przysługuje, jeżeli niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego nastąpiło z następujących przyczyn:

  • niezdolności nauczyciela do pracy wywołanej chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną;
  • korzystania przez nauczyciela z urlopu macierzyńskiego;
  • korzystania przez nauczyciela z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego;
  • korzystania przez nauczyciela z urlopu ojcowskiego;
  • korzystania przez nauczyciela z urlopu rodzicielskiego;
  • odbywania przez nauczyciela ćwiczeń wojskowych albo krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego (art. 66 ust. 1 KN).

Urlop uzupełniający przysługuje również dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły, którzy na polecenie lub za zgodą organu prowadzącego szkołę nie wykorzystali urlopu w czasie ferii szkolnych z powodu wykonywania zadań zleconych przez ten organ lub prowadzenia w szkole inwestycji albo kapitalnych remontów (art. 66 ust. 1 KN).

Taki urlop udzielany jest nauczycielowi w ciągu roku szkolnego. Jego termin ustala dyrektor szkoły, biorąc pod uwagę organizację pracy szkoły oraz wniosek nauczyciela, dyrektor nie jest bowiem związany terminem udzielenia urlopu uzupełniającego wskazanym we wniosku nauczyciela. Warto pamiętać, że od tej zasady jest wyjątek, mianowicie dyrektor szkoły zobowiązany jest udzielić urlopu uzupełniającego w terminie wskazanym we wniosku złożonym przez nauczyciela, który chce wykorzystać urlop uzupełniający bezpośrednio po zakończeniu korzystania z urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 kp).

Forma wniosku i czas jego przechowywania

Przepisy prawa pracy nie określają, w jakiej formie pracownicy powinni składać wnioski urlopowe. Nie ma również zasad regulujących kwestię długości przechowywania wniosków papierowych. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach pracodawca jest zobowiązany wziąć pod uwagę wnioski pracowników odnośnie do preferowanego terminu wykorzystania urlopu. Forma, w jakiej należy składać wnioski urlopowe, powinna zostać uregulowana na szczeblu przepisów wewnątrzzakładowych, zatem to od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie wymagał składania wniosków na piśmie, czy też wybierze inną formę zarządzania wnioskami urlopowymi. Przepisy prawa nie określają również terminu przechowywania takich wniosków. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby pracodawca uregulował zasady udzielania urlopów wypoczynkowych, wprowadzając elektroniczny system obiegu wniosków urlopowych, w którym zarówno złożenie wniosku, jak i jego akceptacja przez przełożonego następowałaby drogą e-mailową. Zgodnie z art. 149 § 1 kp pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

[...]

Lena Choczaj
prawnik, specjalista z zakresu administracji publicznej

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.