Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2019 » Czas pracy » Ewidencja czasu pracy w świetle nowego rozporządzenia
 
Marek Rotkiewicz

Ewidencja czasu pracy w świetle nowego rozporządzenia

Od początku 2019 r. ewidencja czasu pracy stała się zdecydowanie szerszą częścią dokumentacji pracowniczej niż wcześniej. To już nie tylko sama karta ewidencji czasu pracy, ale obszerna dokumentacja powiązana z czasem pracy poszczególnych osób zatrudnionych.

Rozliczanie czasu pracy oraz gromadzenie dokumentów związanych z szeroko pojętym świadczeniem (ale także nieświadczeniem) pracy jest jednym z istotnych obowiązków pracodawcy. Ewidencja czasu pracy tworzona i prowadzona jest do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 kp). Musi zatem obejmować nie tylko czas pracy wynikający z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, ale także związany z wykonywaniem dodatkowych poleceń pracodawcy wpływających na czas pracy, każdą godzinę pracy w porze nocnej itp.

Informacje muszą być doprecyzowane, np. podając zwolnienia od pracy, należy dookreślić ich rodzaj, różne są bowiem zasady przysługiwania wynagrodzenia za poszczególne z tych zwolnień.

Nie tylko zmienione i rozbudowane zostały informacje, które podawane są w samej ewidencji, ale gromadzone są wraz z nią liczne wnioski, uzgodnienia czy zgody pracownika, które do tej pory albo znajdowały się zwykle w części B akt osobowych, albo nie były gromadzone w formie dokumentacyjnej. Ewidencja nakierowana jest nie tylko na potwierdzenie poszczególnych faktów związanych z przepracowanym czasem, ale ma zawierać również szerszy zestaw informacji dotyczących stosowanych indywidualnie w stosunku do pracownika konkretnych rozwiązań związanych z czasem pracy.

Zakres dokumentacji

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369) znacznie zmieniło od początku 2019 r. sam zakres dokumentacji związanej z czasem pracy, jak też sposób dokonywania poszczególnych zapisów. W dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy znajdują się cztery grupy dokumentów:

  • ewidencja czasu pracy;
  • wnioski pracownika w licznych sprawach indywidualnych związanych z czasem pracy;
  • dokumenty związane z pewnymi kwestiami powiązanymi z czasem pracy;
  • zgody pracowników – rodziców małych dzieci oraz pracownic w ciąży.

Dokumentacja ta jest zakładana i prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Zawartość ewidencji

Ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; do końca 2018 r. podawana była tylko liczba godzin (np. 8), obecnie wskazujemy przedział czasowy wykonywanej pracy (np. 8: 7.30–15.30), zmiana ta ma umożliwić analizę prawidłowości zapewniania odpoczynków minimalnych;
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej (nie wskazujemy przy tym przedziału czasu – „od… do…” – w którym praca w nocy była wykonywana);
  • liczbie godzin nadliczbowych (podobnie jak przy pracy w nocy, nie podajemy przedziału czasu, w jakim praca nadliczbowa była wykonywana – informacja o nadgodzinach uzupełnia informację o liczbie i przedziale czasu, w jakim praca była wykonywana;
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, wolne za pracę w niedzielę lub święto, wolne harmonogramowo);
  • liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia – podajemy liczbę i przedział czasu pozostawania w gotowości do świadczenia pracy poza godzinami pracy (np. 4: 15.30–19.30) oraz miejsce pełnienia dyżuru na podstawie podziału wynikającego z art. 1515 kp – tzw. dyżury zakładowe (w zakładzie pracy lub miejscu wyznaczonym przez pracodawcę) oraz dyżury domowe, pracodawca nie podaje konkretnego adresu, gdyż nie będzie to miało znaczenia dla osiągnięcia celu, jakim jest ustalenie prawidłowego rozliczenia świadczeń ze stosunku pracy;
  • zwolnieniach od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia;
  • innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem wymiaru i tytułu ich udzielenia;
  • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy – według uzasadnienia projektu rozporządzenia zwolnienia od pracy ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia dotyczą zwolnień ustawowych, np. przerw na karmienie dziecka piersią lub zwolnień pracownika wychowującego dziecko do 14 lat, natomiast inne usprawiedliwione nieobecności w pracy będą dotyczyły np. zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
  • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy;
  • czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W praktyce ważne jest stosowanie szerokiego katalogu skrótów dotyczących zwolnień i innych nieobecności, z różnymi oznaczeniami nieobecności w odmienny sposób rozliczanych w kontekście prawa do wynagrodzenia, a nie tylko ograniczenie się do oznaczenia – nieobecność płatna i bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

[...]

Marek Rotkiewicz
specjalista prawa pracy, doradca, szkoleniowiec

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.