Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2019 » Stosunek pracy » Praktyczne aspekty przetwarzania danych osobowych pracowników
 
Iwo Klisz

Praktyczne aspekty przetwarzania danych osobowych pracowników

Jakich danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy podczas rekrutacji? Jak powinien przechowywać powierzone mu dane? Czy te same zasady dotyczące przetwarzania danych odnoszą się także do pracowników korzystających z zfśs oraz należących do związków zawodowych?

Rys. B. Brosz

Po rozpoczęciu stosowania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: rodo) przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy w ramach postępowania rekrutacyjnego stało się zadaniem o wiele trudniejszym niż dotychczas. Nie wystarczy już to, że kandydat na końcu CV zamieści małym drukiem stałą klauzulę.

Pracodawca ma do wykonania znacznie więcej obowiązków, a sposób, w jaki musi to zrobić, nie zawsze będzie taki sam.

Zakres danych na etapie rekrutacji

Zgodnie z art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp) pracodawca od kandydata do pracy może żądać takich danych, jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) oraz informacje dotyczące wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Z praktycznego punktu widzenia warto zwrócić uwagę, że poza zakresem dopuszczalnych informacji jest np. stan cywilny czy rodzinny kandydata do pracy.

Należy wiedzieć, że jeśli kandydat w przesłanym CV czy podczas rozmowy kwalifikacyjnej z własnej inicjatywy ujawni więcej informacji, to nie jest to powód do niepokoju. Podstawą przetwarzania takich danych jest zgoda kandydata, którą wyraził w sposób dorozumiany, przekazując te informacje. Nie dotyczy to jednak danych szczególnych kategorii (np. stanu zdrowia), na przetwarzanie których rodo wymaga zgody wyrażonej w sposób wyraźny.

Często pracodawcy żądają od kandydatów do pracy przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Jest to dopuszczalne, ale wyłącznie w przypadku, kiedy wymóg niekaralności wynika wprost z przepisów prawa, jak np. w przypadku nauczycieli czy pracowników straży granicznej. Wymogu tego nie można uzasadnić względami ogólnymi (np. pracą przy mieniu znacznej wartości czy koniecznością wykazania przez kandydata „nieposzlakowanej opinii”)1.

Zgodnie z projektowanymi zmianami ustawodawczymi z tego katalogu zniknąć mają imiona rodziców oraz adres zamieszkania (zastąpiony danymi kontaktowymi)2.

Jak długo można przechowywać CV?

Kwestią budzącą znaczne kontrowersje jest oznaczenie okresu, w którym pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata do pracy. Na wstępie warto zwrócić uwagę, że mamy tu do czynienia z dwoma odrębnymi przypadkami. Pierwszy dotyczy sytuacji, w której kandydat aplikuje na stanowisko w ramach prowadzonej rekrutacji. Drugi, kiedy CV trafia do pracodawcy poza procedurą rekrutacyjną.

W pierwszym przypadku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: Prezes UODO) radzi, żeby CV oraz pozostałe dane zgromadzone w toku procesu rekrutacyjnego usunąć niezwłocznie po jego zakończeniu. Takie stanowisko wyklucza możliwość obrony pracodawcy np. przed roszczeniami ze strony niezatrudnionego kandydata, w szczególności związanymi z zarzutem dyskryminacji w zakresie nawiązania stosunku pracy. W toku ewentualnego procesu sądowego, w którym kandydat uprawdopodobni istnienie przesłanek dyskryminacyjnych, pracodawca będzie zobowiązany do wykazania obiektywnych przyczyn, dla których nie zatrudnił danej osoby. Jednym ze sposobów obrony pracodawcy może być porównanie CV kandydata oraz osoby, która ostatecznie otrzymała rzeczone stanowisko pracy. Jednak jeśli je usunie, nie będzie w stanie takiego porównania przedstawić przed sądem.

Jeśli pracodawca będzie zawsze usuwał tego typu dokumenty, to nie można wykluczyć sytuacji, w której treść CV kandydata przedstawionego pracodawcy i w sądzie pracy będzie się znacznie od siebie różnić.

Pracodawca, mając na uwadze 3-letni okres przedawnienia tego typu roszczeń nie zawsze będzie mógł udowodnić brak dyskryminacji zeznaniami świadków prowadzących rekrutację. Dopuszczalne jest zatem przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych co najmniej przez wskazany 3-letni okres. Rekomendowanym środkiem bezpieczeństwa byłoby znaczne ograniczenie liczby pracowników, którym te dane są w zakładzie pracy dostępne.

Ostatecznie to zagadnienie prędzej czy później zostanie rozstrzygnięte w toku postępowań sądowych, które wytyczą wiążącą linię orzeczniczą, ale na to będzie trzeba jeszcze trochę poczekać.

Natomiast w przypadku, kiedy kandydat składa CV poza procedurą rekrutacyjną, powinien złożyć oświadczenie odnośnie do tego, jak długo wyraża zgodę na przechowywanie swoich danych na potrzeby przyszłych ewentualnych rekrutacji. W takiej sytuacji pracodawca powinien się o to po prostu zapytać i utrwalić odpowiednią odpowiedź lub też wskazać np. na stronie internetowej, że wymaga takiej informacji od każdego potencjalnego kandydata.

Brak wskazania tego okresu obliguje pracodawcę do niezwłocznego usunięcia danych.

Obowiązek informacyjny pracodawcy wobec kandydata do pracy

Zgodnie z art. 13 rodo administrator danych, którym w przypadku procesu rekrutacji jest pracodawca, już w momencie uzyskania danych kandydata do pracy musi przekazać mu zestaw informacji. Ten tak zwany obowiązek informacyjny sprowadza się do poinformowania podmiotu danych (kandydata do pracy) m.in. o tożsamości administratora, celach i podstawach przetwarzania danych, a także wyjaśnienia, komu zostaną przekazane dane osobowe (informacja o odbiorcach lub kategoriach odbiorców). Pracodawca musi również poinformować kandydata do pracy o jego prawach, przysługujących mu w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych.

Realizacja tego obowiązku musi nastąpić w momencie uzyskania przez pracodawcę danych kandydata do pracy. Co więcej, mając na uwadze zasadę rozliczalności, to pracodawca w razie kontroli ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: UODO) będzie musiał udowodnić, kiedy i jak spełnił wobec kandydata obowiązek informacyjny.

W przypadku zorganizowanego procesu rekrutacyjnego realizacja obowiązku informacyjnego nie jest skomplikowana. Wystarczy w odpowiednim miejscu przedstawić te informacje (np. w witrynie internetowej pracodawcy, tam gdzie znajdują się informacje o prowadzonej rekrutacji).

[...]

Iwo Klisz
adwokat, specjalista prawa pracy, prowadzi blog ekspercki wypowiedzenie-umowy-o-prace.pl

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.