Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2019 » Czas pracy » Rodzaje nieobecności i zasady ich rozliczania
 
Justyna Lenczewska

Rodzaje nieobecności i zasady ich rozliczania

Nieobecność pracownika w zakładzie pracy może być spowodowana różnymi okolicznościami. Kodeks pracy reguluje rodzaje nieobecności w pracy pracownika i konsekwencje z tego wynikające zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.

Kwestie związane z nieobecnościami pracownika w pracy, poza kp, reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632 ze zm.). Rozporządzenie reguluje także rodzaje nieobecności pracownika w pracy i sposób postępowania.

Przerwa od pracy

Powszechnie obowiązujące przepisy dają pracownikom prawo do przerw od pracy. Pracownicy mają prawo m.in. do 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, pracownicy, którzy pracują przy monitorach ekranowych, mają prawo do 5-minutowych przerw od pracy przy monitorze w każdej godzinie pracy oraz pracownicy, których pozycja w pracy jest stojąca.

Zgodnie z przepisami 15-minutowa przerwa należy się grupie pracowników, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin.

Zatem przerwa taka nie przysługuje pracownikom, którzy pracują krócej niż 6 godzin w danym dniu, np. 4 godziny. Natomiast pracownikom, którzy pracują dłużej niż 6 godzin, nie przysługuje więcej niż jedna 15-minutowa przerwa. Zatem pracownik, którego dobowy wymiar czasu pracy jest dłuższy niż 6 godzin, ma także jedną 15-minutową przerwę, chyba że pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych postanowi inaczej.

Niekiedy pracodawca w przepisach we­wnątrzzakładowych ustala dłuższą przerwę na spożycie posiłku, np. 30 minut, która jest niezaliczana do czasu pracy. Wobec tego w przypadku, gdy pracownikowi zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi należy się taka przerwa, np. w wymiarze 30 minut, do wypełnienia pełnego wymiaru czasu pracy w danym dniu musi on pracować 8 godzin. Pracodawca wówczas korzysta z takiej możliwości zgodnie z art. 141 kp, na podstawie którego pracodawca ma prawo udzielić pracownikom przerwy, która nie jest zaliczana do czasu pracy, nie dłuższej jednak niż 60 minut na spożycie posiłku bądź załatwienie sprawy prywatnej. Przerwę tę wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do utworzenia tych aktów wewnątrzzakładowych. Przerwa ta, jak przepis wskazuje, nie jest zaliczana do czasu pracy, zatem nie przysługuje za nią wynagrodzenie za pracę. Przepis ten daje także pracodawcy prawo do tego, że pracownik poza kodeksową przerwą w wymiarze 15 minut będzie miał prawo do jeszcze jednej przerwy nie dłuższej niż 60 minut, zatem pracodawca może wyznaczyć czas tej przerwy tak, aby nie przekraczał on 60 minut, czyli np. druga przerwa może być w wymiarze 20 minut.

Przepis dopuszcza możliwość udzielenia tej przerwy w wymiarze jednokrotnym i niepodzielnym.

Pracodawca nie może zatem tych 60 minut przerwy dzielić na czas, tak aby w sumie wynosił on 60 minut, czyli kilka przerw, których suma da ten wymiar, przepis dopuszcza możliwość udzielenia pracownikowi jednej przerwy w wymiarze maksymalnym do 60 minut. Pracodawca może także w przepisach wewnątrzzakładowych określić, aby przerwa z przepisu art. 141 kp była połączona z przerwą 15-minutową oraz aby pracodawca określił czas, w którym pracownik może korzystać z tej przerwy.


Przykład 1

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy pracował zgodnie z harmonogramem czasu pracy od poniedziałku do piątku od 8:00 do 16:00. Pracodawca w regulaminie pracy przewidział dla pracowników przerwę na lunch niepołączoną z kodeksową przerwą. Przerwa ta była przewidziana od godziny 12:00 do godziny 12:30. W czasie tej przerwy pracownicy mogli opuszczać zakład pracy. W jaki sposób pracodawca rozliczał czas pracy takiego pracownika?

Pracownik, aby wypracować pełny wymiar czasu pracy, w którym był zatrudniony u danego pracodawcy, musi pracować 8 godzin dziennie. Zatem zaczynając pracę o godzinie 8:00 i mając przerwę na lunch, która nie jest zaliczana do czasu pracy, powinien pracować do 16:30, tak aby wypracować wymiar, w którym został zatrudniony.

Pracodawca ma prawo udzielić pracownikowi dodatkowej przerwy poza 15-minutową przewidzianą w przepisach kp, tak aby przerwa ta była zaliczana do czasu pracy.

Pracodawca może bowiem wprowadzić rozwiązanie, które nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy, ale jest rozwiązaniem bardziej korzystnym dla pracownika niż regulacje przewidziane w kp. Zatem skoro art. 141 kp przewiduje możliwość wprowadzenia przerwy dla pracownika niezaliczanej do czasu pracy w wymiarze maksymalnym do 60 minut, pracodawca może wprowadzić rozwiązanie w przepisach wewnątrzzakładowych, że udziela pracownikom przerwy na lunch w określonym wymiarze i przerwa ta zaliczana jest do czasu pracy, a zatem pracownik nie musi wypracowywać swojego wymiaru, pozostając dłużej w pracy, i za przerwę tę pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.


Przykład 2

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy pracował u danego pracodawcy od 8:00 do 16:00. Pracodawca w zakładowym układzie zbiorowym pracy przewidział dla pracowników przerwę na lunch, która jest zaliczana do czasu pracy. Przerwa ta została przewidziana między godziną 12:30 a 13:00. W jaki sposób pracodawca powinien rozliczać czas pracy takiego pracownika?

Czas pracy pracownika będzie wynosił 8 godzin i pracownik będzie pracował od 8:00 do 16:00. Zgodnie z uregulowaniami wewnątrzzakładowymi przerwa należna pracownikom wliczana jest do czasu pracy, zatem nie muszą zostawać dłużej ponad 8 godzin.


Jeżeli pracownik nie chce korzystać z przerwy na lunch

W przypadku, kiedy pracownik nie chce korzystać z ustalonej w wewnątrzzakładowych przepisach przerwy, może zwrócić się z prośbą do pracodawcy, aby wyłączyć w stosunku do niego zastosowanie tych przepisów. Wniosek taki powinien być złożony na piśmie. Pracodawca może taki wniosek uwzględnić, ale nie ma obowiązku w tym zakresie, gdyż regulamin pracy czy też zbiorowy układ pracy obejmuje grupy pracowników, o których w nich mowa.

W przypadku, gdyby jednak pracodawca przystał na wniosek pracownika, regulacja o takim wyłączeniu powinna wynikać z umowy o pracę.

[...]

Justyna Lenczewska
radca prawny, specjalizuje się w prawie pracy i postępowaniu administracyjnym

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.