Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Marzec - Kwiecień 2017 » Czas pracy » Ewidencja czasu pracy
 
Grzegorz Sobota

Ewidencja czasu pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek rejestracji czasu pracy swoich pracowników. W prowadzeniu ewidencji ważnym aspektem jest określenie jej zakresu oraz formy, w jakiej będzie przygotowywana: elektronicznej lub papierowej.

Ewidencja czasu pracy jest dokumentem obrazującym czas pracy pracownika na rzecz pracodawcy, a jej prowadzenie należy do podstawowych obowiązków zakładu pracy. Służy do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia pracownika oraz innych należnych świadczeń. W przypadku sporu o roszczenia ze stosunku pracy może stanowić istotny materiał dowodowy w sprawie, a jej brak może mieć wpływ na finalne rozstrzygnięcie sporu przed sądem pracy, niekorzystne dla pracodawcy.

Zakres ewidencji czasu pracy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy został nałożony na pracodawcę w art. 149 kp. Szczegóły prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy zostały natomiast uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286). W myśl § 8 tego rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w:

  • poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,
  • porze nocnej,
  • godzinach nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
  • czasie dyżurów,
  • czasie urlopów,
  • czasie zwolnień od pracy,
  • czasie innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca w ewidencji uwzględnia także czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty, tj. indywidualnie dla każdego pracownika. Przepisy nie wymagają od pracodawców, aby ewidencję sporządzać w podziale na poszczególne miesiące lub lata, choć jest to często spotykane. Można ją prowadzić, dzieląc na poszczególne okresy rozliczeniowe przyjęte w podmiocie. Ani powszechne, ani szczegółowe przepisy nie przewidują wzoru karty ewidencji czasu pracy. Ustalenie jej kształtu oraz sposobu przechowywania leży wyłącznie w gestii pracodawcy, pod warunkiem jednak, że zostaną w niej wskazane wszystkie wymagane przepisami informacje. Pracodawca w ewidencji czasu pracy może natomiast uwzględniać dodatkowo elementy, które są brane pod uwagę przy rozliczaniu czasu pracy w jego zakładzie pracy, a takim przykładem może być praca w warunkach szkodliwych lub uciążliwych, za którą przysługuje odpowiedni dodatek do wynagrodzenia.

Ustawodawca wymaga, aby w ewidencji wykazać przepracowany czas w poszczególnych dobach. Wykazujemy go zgodnie ze stanem faktycznym. Zatem jeśli pracownik zatrudniony w 8-godzinnym dniu pracy w rzeczywistości świadczył pracę 35 minut więcej, niż przewiduje jego wymiar, to w ewidencji w tym dniu należy wykazać wartość 8.35. Nie ma natomiast obowiązku wskazywania przedziału czasowego, w jakim pracownicy świadczą pracę. Przyjęcie takiej wersji nie jest błędne, a nawet może okazać się przydatne.

[...]

Grzegorz Sobota
praktyk specjalizujący się w sprawach kadrowo-płacowych, prowadzi szkolenia z prawa pracy

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.