Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Styczeń - Luty 2019 » Stosunek pracy » Rodo i zmiana pracodawcy
 
Paweł Stachurski

Rodo i zmiana pracodawcy

Zatrudnianie cudzoziemców, pomimo istotnych odmienności dyktowanych przede wszystkim reglamentowanym dostępem do rynku pracy pracowników z zagranicy, nie różni się w istocie od zasad dotyczących zatrudniania osób podejmujących pracę zarobkową na terytorium RP.

O procedurze zatrudniania cudzoziemców w jej trzech wymiarach, tj. oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, zezwoleniu na pracę typu A oraz zezwoleniu na pracę sezonową, pisaliśmy w poprzednich numerach „Kadr i Płac w Administracji”.

Przechowywanie dokumentów zgodnie z rodo

W dobie wszechogarniających pytań: „czy zgodnie z rodo?” bardzo często przewija się pytanie, czy pracodawca może realizować obowiązek przechowywania paszportu cudzoziemca wynikający z przepisów ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: uspwpc), nie naruszając przy tym stosownych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: rodo). Zwłaszcza należy wyjść z ogólniejszego założenia, że na pracodawcy zatrudniającym cudzoziemca spoczywa przede wszystkim obowiązek:

  • uwzględnienia w umowie z cudzoziemcem warunków zawartych w zezwoleniu na pracę (oświadczeniu) – umowa musi być zawarta na piśmie, maksymalnie w dniu podjęcia pracy przez cudzoziemca, a także przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały;
  • dostosowywania, w przypadkach określonych w art. 88c ust. 6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: upz), wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do aktualnej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1995 r. o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego, co najmniej raz w roku;
  • przekazania jednego egzemplarza zezwolenia na pracę (oświadczenia) cudzoziemcowi, którego dotyczy zezwolenie;
  • zgłoszenia w terminie 7 dni cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów;
  • informowania cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia na pracę oraz decyzjach o wydaniu, odmowie wydania lub uchyleniu zezwolenia;
  • zachowania należytej staranności w postępowaniach o zezwolenie, przedłużenie i uchylenie zezwolenia na pracę cudzoziemca;
  • przechowywania w dokumentacji pracowniczej kopii paszportu lub dokumentu uprawniającego do pobytu i pracy na terytorium RP.

Przechowywanie dokumentów pobytowych cudzoziemca w aktach osobowych w świetle regulacji rodo stanowi swego rodzaju problem. Przede wszystkim z tego względu, że w dokumencie, jakim jest paszport, znajdują się dane drażliwe, którym rodo daje szczególną ochronę. W tym zakresie można spotkać dwie skrajnie odmienne opinie:

  • pracodawca lub zleceniodawca zatrudniający cudzoziemców nie powinien przechowywać kopii paszportu, gdyż paszport jest dokumentem, w którym zamieszczono dane o szczególnych charakterze, i jego przechowywanie jest nieuzasadnione;
  • ustawodawca, nakładając na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentów pobytowych, na podstawie których ustalamy przede wszystkim legalność zatrudnienia cudzoziemca, nie daje pracodawcy wyboru i przechowywanie paszportu jest w tym przypadku sankcjonowanym obowiązkiem.

Podstawa przetwarzania

Dane osobowe w myśl rodo muszą być:

  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
  • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 rodo za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”);

[...] 

Paweł Stachurski
adwokat, specjalizuje się w prawie pracy, zwłaszcza w zakresie zatrudniania cudzoziemców

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.