Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Styczeń - Luty 2020 » Ubezpieczenia społeczne i podatki » Pracownicze deklaracje na koniec roku
 
Rafał Styczyński

Pracownicze deklaracje na koniec roku

Poniższe opracowanie wskazuje, jakie dokumenty powinny być przekazane pracownikom, aby uczynili zadość obowiązkom podatkowym.

Po zakończeniu roku pracownicy oraz osoby wykonujące prace na podstawie innych tytułów otrzymują od pracodawców deklaracje, które mają im umożliwić prawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym. Wydanie tych deklaracji jest obowiązkiem pracodawców. W przypadku ich niedostarczenia pracodawcy narażają się na konsekwencje karno-skarbowe.

PIT-11

Podstawową deklaracją niezbędną do dokonania rozliczenia przez osobę zatrudnioną z urzędem skarbowym jest PIT-11. PIT-11 jest formularzem, który zawiera informacje o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 spoczywa na płatniku podatku dochodowego.

PIT-11 obejmuje dane o dochodach uzyskiwanych z różnych źródeł, m.in. z:

  • umowy o pracę;
  • umowy zlecenia;
  • umowy aktywizacyjnej;
  • umowy o dzieło;
  • praw autorskich;
  • pracy przypadającej podczas aresztowania tymczasowego;
  • działalności wykonywanej samodzielnie i społecznie;
  • członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
  • świadczeń z FP i FGŚP.

Ustawodawca w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) wskazuje ostateczne terminy na przekazanie PIT-11 (zarówno urzędowi skarbowemu, jak i podatnikowi). Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy przesyłają informacje PIT-11:

  • urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;
  • podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g 2 updof).

Informacja PIT-11 tylko wyjątkowo może zostać przekazana urzędowi skarbowemu w trakcie roku podatkowego.

Jest to możliwe, gdy obowiązek poboru przez płatnika zaliczek na podatek ustał w ciągu roku. W takiej sytuacji podatnik może złożyć płatnikowi pisemny wniosek o przekazanie mu PIT-11 wcześniej (art. 39 ust. 2 updof), po zakończeniu zatrudnienia (np. umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej) w danym roku. W przypadku złożenia wniosku o wydanie PIT-11 przez osoby, których zatrudnienie ustało, płatnik w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania ma obowiązek sporządzenia i przekazania tej informacji podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.

PIT-11 przesyłany jest do urzędu skarbowego wyłączenie w formie elektronicznej. Za nieterminowe złożenie informacji PIT-11 płatnicy narażają się na sankcje karno-skarbowe, które określa ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (dalej: kks). Zasadniczo, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

Natomiast przekazanie PIT-11 pracownikom może się odbyć:

  • osobiście (w formie papierowej);
  • listownie (w formie papierowej);
  • elektronicznie.

Doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy to w sposób tradycyjny, czy za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Możliwość przekazania PIT-11 w formie elektronicznej potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być pismo dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 października 2011 r. (nr IPPB4/415-653/11-2/MP), w którym czytamy: „Reasumując, brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie deklaracji, o której mowa w art. 39 ust. 1, podatnikom przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres wskazany przez podatnika. Zatem płatnik, przekazując swoim pracownikom informację PIT-11 w powyższej formie, realizuje swój obowiązek w świetle art. 39 ust. 1 i 2”.

Pracodawca zatrudniający w ciągu danego roku rozliczeniowego osoby na podstawie umów zlecenia bądź umów o dzieło, których wynagrodzenie w sumie nie przekroczy kwoty 200 zł brutto, jest zwolniony z obowiązku składania rocznej deklaracji podatkowej PIT-11.

PIT-4R

Pracodawca, który jest zobowiązany do wpłaty zaliczek, nie ma obowiązku składania comiesięcznych deklaracji. Składa on tylko zbiorczą deklarację za dany rok podatkowy na formularzu PIT-4R. Należy ją sporządzić i przekazać do właściwego urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy deklaracja (art. 38 ust. 1a updof).

Do dochodu podlegającego opodatkowaniu według przedstawionych zasad należy wliczać przychody ze źródła „zatrudnienie na podstawie umowy o pracę” (art. 12 updof) oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego (przychody z innych źródeł) wypłacane przez pracodawcę, z wyjątkiem przychodów zwolnionych od opodatkowania.

Na odrębnych zasadach należy obliczać przychody uzyskane wprawdzie od tego samego płatnika, ale z innego tytułu, np. z tytułu umowy zlecenia.

Deklarację należy składać do urzędu skarbowego właściwego według:

  • miejsca zamieszkania płatnika – osoby fizycznej;
  • miejsca prowadzenia działalności płatnika;
  • miejsca siedziby płatnika.

W przypadku, gdy płatnik zaprzestanie działalności przed końcem stycznia roku podatkowego następującego po danym roku, płatnik przekazuje deklarację PIT-4R w terminie do dnia zaprzestania tej działalności. Gdy stosunek prawny z pracownikiem zakończy się przed końcem stycznia (np. dojdzie do rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku lub po jego zakończeniu, lecz przed końcem stycznia roku następnego), PIT-4R przekazuje się w terminie standardowym. W szczególności nie składa się wniosku o wcześniejsze wysłanie PIT-4R do urzędu lub nie wysyła go łącznie z PIT-11 wysłanym pracownikowi wcześniej, na jego żądanie.

Płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek na rzecz urzędu skarbowego. Z reguły wpłaty na rzecz urzędu dokonuje się do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (za miesiąc, w którym zaliczki zostały pobrane).

W PIT-4R deklaruje się zaliczki należne za dane miesiące, nie zaliczki wpłacone do urzędu skarbowego. Nie deklaruje się również zaliczek wpłaconych w danym miesiącu do urzędu (np. zaliczkę za wynagrodzenie za listopad pobraną w grudniu wpłaca się do urzędu do 20 stycznia – deklaruje się ją w PIT-4R jako zaliczkę należną za grudzień). Płatnik ma prawo obniżyć wartość należnych zaliczek o kwotę 7,75% składki na ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconej w danym roku podatkowym ze środków podatnika.

Płatnik sporządza deklarację wyłącznie elektronicznie. Jednocześnie należy zauważyć, że w sytuacji, w której nie wystąpiły zaliczki dla zatrudnionych, nie ma obowiązku składania deklaracji PIT-4R. Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 18 listopada 2011 r. (IPPB2/415-731/11-4/AK).

[...]

Rafał Styczyński
doradca podatkowy, prawnik

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.