Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Wrzesień - Październik 2019 » Wynagrodzenia i świadczenia » Dokumentowanie zatrudnienia
 
Michał Culepa

Dokumentowanie zatrudnienia

Okresy zatrudnienia, dzięki którym pracownik samorządowy lub członek korpusu służby cywilnej może otrzymać dodatek za wieloletnią pracę, powinny być odpowiednio udokumentowane – także jeżeli praca była wykonywana za granicą.

Pracownicy instytucji publicznych, zwłaszcza urzędów państwowych i jednostek samorządowych, otrzymują wynagrodzenie wieloskładnikowe, tzn. takie, które oprócz wynagrodzenia zasadniczego zawiera także rozmaite dodatki. Dodatkiem, który przysługuje właściwie każdemu pracownikowi samorządowemu czy też członkowi korpusu służby cywilnej, jest dodatek za wieloletnią pracę, zwany też potocznie „dodatkiem stażowym”.

Do tego dodatku uprawniony jest każdy pracownik niezależnie od stanowiska i podstawy zatrudnienia. Jedynym warunkiem jego uzyskania jest przepracowanie określonego czasu w samorządzie czy służbie cywilnej.

Uregulowania prawne

Obie pragmatyki służbowe – zarówno ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (dalej: usc), jak i ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: uops) – zawierają bardzo podobne uregulowania w tej kwestii. I tak art. 90 ust. 1–2 usc stanowi, że członkowi korpusu służby cywilnej przysługuje dodatek za wieloletnią pracę w służbie cywilnej w wysokości wynoszącej po 5 latach pracy – 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1% za każdy dalszy rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę w służbie cywilnej wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Analogiczne zapisy zawiera art. 38 ust. 1 i 5 uops. Różnica główna w zakresie dotyczącym zaliczania okresów zatrudnienia do stażu pracy w służbie cywilnej lub samorządzie odnosi się do członków korpusu służby cywilnej. Ustawodawca z mocy prawa w art. 90 ust. 3 usc wyłącza bowiem z okresów zatrudnienia, od których zależą uprawnienia pracownicze, w tym prawo do dodatku stażowego, okresy zatrudnienia w partii komunistycznej (Polskiej Partii Robotniczej i Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej) oraz w organach bezpieczeństwa państwa w okresie PRL wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów.

W pozostałym zakresie każdy okres zatrudnienia oraz udokumentowane okresy równoważne zatrudnieniu podlegają wliczeniu do stażu pracy.

Jakie okresy zatrudnienia zalicza się do stażu pracy?

W pierwszej kolejności do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia do dodatku za wieloletnią pracę, zalicza się – jak wskazują ustawy – „wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia”. Obie pragmatyki służbowe nie określają pojęcia „zatrudnienie”, co dziś może wydawać się mylące. O ile przed laty pojęcie „zatrudnienia” zasadniczo odnosiło się tylko do pracowników i stosunków pracy, o tyle dzisiaj o zatrudnieniu mówi się także w kontekście wykonywania pracy – a właściwie świadczenia usług lub realizacji określonych zadań – na podstawie umów cywilnoprawnych w szczególności umów zlecenia (umów o świadczenie usług), umów o dzieło i innych kontraktów cywilnoprawnych.

Z treści przepisów wnioskować należy, że chodzi tu wyłącznie o zatrudnienie pracownicze. Wynika to choćby z faktu, że dodatek za wieloletnią pracę jest częścią wynagrodzenia pracowniczego.

Jak udokumentować zatrudnienie?

Pracownik, aby móc skorzystać z up­rawnienia do dodatku stażowego w określonej wysokości, powinien wykazać odpowiedni – określony w przepisach – staż pracy. Aktualne przepisy o dokumentacji pracowniczej nie precyzują, jakich dokumentów na etapie aplikowania do pracy pracodawca może żądać od kandydata na pracownika – nie ma w aktualnym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej odpowiednika przepisu uprawniającego pracodawcę do żądania przedłożenia przez pracownika świadectw pracy potwierdzających okresy zatrudnienia.

Obecnie obowiązujące przepisy nie wskazują, nawet pośrednio, w jaki sposób ma być udokumentowane zatrudnienie u innych pracodawców.

Świadectwa pracy nadal są dokumentami zasadniczymi potwierdzającymi zatrudnienie. Wynika to z ich treści, która wskazuje na początek i koniec stosunku pracy zawartego z danym pracodawcą.

Poza świadectwami pracy możliwe jest jednak wykazanie stażu pracy także innymi dokumentami. Możliwość taką dopuszczało też wcześniejsze orzecznictwo sądowo-administracyjne. NSA w wyroku z 12 maja 2015 r. (II OSK 2429/13) wskazał, że samorząd terytorialny przy określaniu kryteriów, jakie musi spełniać kandydat na dyrektora samorządowej jednostki organizacyjnej, powinien mieć na względzie to, że dokumentowanie stażu zawodowego i związanych z nim kwalifikacji nie może być opierane wyłącznie na świadectwach pracy i zaświadczeniach z aktualnego miejsca pracy.

Jak inaczej wykazać zatrudnienie?

Jednocześnie ani przepisy o dokumentacji pracowniczej, ani ustawy pragmatyczne, ani nawet kp nie precyzują, jakie dokumenty mogą być traktowane jako dowody zatrudnienia. To zaś oznacza, że na jednostce zatrudniającej spoczywa obowiązek weryfikacji przedłożonych przez kandydata na pracownika samorządowego czy członka korpusu służby cywilnej dokumentów poświadczających zatrudnienie. Pomocniczo można stosować przepisy procedury cywilnej w zakresie dowodów. Ustawodawca w art. 232 kpc podkreśla, że strony są zobowiązane wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne.

Zarazem także kpc nie zawiera „urzędowego” katalogu dowodów, nie ustanawia też hierarchii dowodowej w zależności od sprawy (zob. wyrok SN z 14 stycznia 1998 r., I CKN 412/97).

Dopuszczalne jest stwierdzenie okresu zatrudnienia innym dokumentem niż świadectwo pracy. Dowody te muszą jednak wykazywać konkretne i niebudzące wątpliwości terminy zatrudnienia i przesądzać o pracowniczym charakterze tegoż zatrudnienia.

Przykładowymi dokumentami stanowiącymi dowód wykonywania pracy mogą być:

  • umowy o pracę, przy czym należy pamiętać, że w przypadku umów bezterminowych (na czas nieokreślony lub na czas wykonania określonej pracy) nie można zweryfikować końcowej daty zatrudnienia; w takim wypadku konieczne będzie przedłożenie jeszcze jednego dokumentu rozwiązującego stosunek pracy, np. pisma o wypowiedzeniu umowy o pracę czy porozumienia rozwiązującego umowę;
  • legitymacje ubezpieczeniowe ZUS lub inne dokumenty ubezpieczeniowe potwierdzające okresy ubezpieczenia pracowniczego;
  • zaświadczenia od pracodawców;
  • referencje;
  • inne dokumenty określające dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy.

Jak udokumentować pracę za granicą?

Coraz więcej kandydatów na pracowników w instytucjach publicznych ma za sobą wieloletnie pobyty za granicą, gdzie także byli zatrudnieni u różnych pracodawców, a ich doświadczenie zawodowe za granicą może być cenne również w polskich instytucjach. Okresy zatrudnienia u pracodawców zagranicznych mogą być też zaliczane do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, a więc także wysokość dodatku stażowego. Bezpośrednią podstawą prawną takiego zaliczenia jest tu art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: upz).

[...]

Michał Culepa
prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych artykułów i komentarzy prawnych

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.