Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Wrzesień - Październik 2019 » Czas pracy » Monitoring czasu pracy
 
Marek Rotkiewicz

Monitoring czasu pracy

W zdecydowanej większości systemów czasu pracy – poza systemem zadaniowym – pracownicy pracują w narzuconych rozkładach czasu pracy. Mają wypracować określony wymiar czasu pracy, przebywać w wyznaczonych dniach i godzinach w określonych miejscach. I muszą zostać z tego rozliczeni.

Pracodawca jest zainteresowany nadzorem nad prawidłowością wykorzystywania czasu pracy przez pracownika i może używać w tym celu różnych narzędzi. Kontroli pełnego wykorzystania czasu pracy dokonuje się tradycyjnymi metodami (nadzór przełożonego, potwierdzenie wyjścia i wejścia na określony teren). W tym celu mogą być też wykorzystywane różne formy monitoringu. Pracodawca nie ma w tym zakresie jednak pełnej swobody. Musi nie tylko zachować pewną procedurę wprowadzania monitoringu, ale również pamiętać o minimalizowaniu pozyskiwanych w ten sposób danych oraz ograniczonej swobodzie w wyborze form monitoringu.

Pracownik, podejmując zatrudnienie, zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę (art. 22 kp). W definicji czasu pracy podkreśla się zobowiązanie pracownicze do świadczenia pracy w czasie narzuconym przez pracodawcę. Także z katalogu głównych obowiązków pracowniczych, który został zawarty w art. 100 kp, wynika, że pracownik jest zobowiązany w szczególności przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

Nieprzestrzeganie rozkładu czasu pracy powoduje zarówno odpowiedzialność dyscyplinarną (ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie), jak i konsekwencje finansowe – brak wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, kary finansowe.

Czym jest monitoring?

Definicje słownikowe monitoringu podają, że oznacza on stały nadzór, obserwację, kontrolę procesów, działań. Może być realizowany na wiele sposobów, ale z reguły rozumiemy go jako monitoring przy zastosowaniu określonych urządzeń, systemów, programów. Do nich też będziemy się odnosić w niniejszym tekście.

Ustawodawca w przepisach kp wyróżnia kilka form monitoringu, w zależności od celów zastosowania:

  • monitoring wizyjny,
  • monitoring elektronicznej poczty służbowej,
  • inne formy monitoringu.

Ostatnia ze wskazanych grup jest otwarta i obejmuje wszystkie inne sposoby monitorowania pracowników niż monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej. Będzie to zwłaszcza monitoring komputerów, użycia oprogramowania, ruchu sieciowego, monitoring GPS w pojazdach służbowych lub urządzeniach, którymi pracownik dysponuje, monitoring telefonów służbowych.

Monitoring wizyjny – do niego odnosi się wprost określenie „monitoring” (art. 222 § 1 kp) – to szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych, które umożliwiają rejestrację obrazu. Stosowanie monitoringu wizyjnego jest możliwe wówczas, gdy będzie to niezbędne do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
  • ochrony mienia;
  • kontroli produkcji;
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring wizyjny nie może służyć kontroli czasu pracy pracowników. Ta forma monitoringu nie może zatem dotyczyć monitorowania czasu pracy.

Zasadniczo inne cele ma monitoring poczty służbowej oraz inne formy monitoringu. Mogą zostać wprowadzone, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Kontrola wykorzystywania pełnego czasu pracy

Zapewnienie takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy, obejmuje:

  • nadzór i kontrolę wykonywania pracy w zwykłych porach wynikających ze stałego rozkładu czasu pracy lub harmonogramów układanych przez pracodawcę;
  • świadczenie pracy na polecenie pracodawcy (przełożonego) poza rozkładem czasu pracy, w dniach wolnych od pracy (praca w godzinach nadliczbowych).

Może dotyczyć punktualności pracowników, przebywania w określonych przedziałach czasu we wskazanych miejscach lub obszarach, efektywność wykorzystywania czasu pracy. Kontrola pełnego wykorzystania czasu pracy może obejmować analizę ilościową wykonanej pracy, czas poświęcony na korespondencję służbową, obsługę określonego oprogramowania czy sprzętu.

Dwie wymienione formy monitoringu stosowane mogą być zarówno w celu bieżącej kontroli pracowników, jak i zapewnienia efektywnego organizowania pracy. Na podstawie monitoringu czasu pracy można wprowadzać modyfikacje obciążeń pracą, zmiany godzin świadczenia pracy tak, by pracownicy pracowali w przedziałach czasu z jednej strony bardziej efektywnych, z drugiej – mniej ich obciążających.

Wprowadzenie monitoringu

Stosowanie monitoringu pracowników musi opierać się na procedurze przewidzianej w przepisach kp. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w:

  • układzie zbiorowym pracy;
  • regulaminie pracy;
  • obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Wprowadzenie i stosowanie monitoringu nie wymaga uzyskania zgody pracownika. Podstawą jego wprowadzenia są przepisy kp oraz ustalone na ich podstawie regulacje regulaminu pracy lub obwieszczenia u tych pracodawców, którzy regulaminu nie wydają.

Nieprawidłowe będzie ustalenie np. zasad kontroli komputerów pracowników czy wprowadzenie GPS w samochodach służbowych poprzez zarządzenie dyrektora, instrukcję wewnętrzną w tych podmiotach, które wydają regulamin pracy. Takie zarządzenie byłoby wadliwą podstawą prawną stosowania monitoringu, a co za tym idzie, monitoring byłby niezgodny z prawem. Byłoby źródłem stosowania monitoringu tylko wówczas, gdyby pracodawca nie był zobowiązany do wydawania regulaminu pracy (obowiązkowo regulamin wydaje pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników lub zatrudnia pomiędzy 20 a 49 pracowników i otrzymał wniosek zakładowej organizacji związkowej o wprowadzenie regulaminu) lub dobrowolnie nie wprowadził regulaminu.

W sferze budżetowej standardowo będziemy mieli do czynienia z regulaminami. Wprowadzenie w nich monitoringu stanowi zmianę regulaminu. Zmiany regulaminu ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Zmiany wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W razie, gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jeden związek zawodowy, pracodawca powinien starać się dokonać uzgodnień ze wszystkim związkami. Ustawodawca w przepisach uzz generalnie stoi na stanowisku, że w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi niezbędne jest takie wspólne stanowisko. Jeżeli jednak w sprawie ustalenia m.in. regulaminu pracy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Zmiana regulaminu jest ważnym, ale tylko jednym z działań, jakie musi podjąć pracodawca. Drugim etapem jest poinformowanie pracowników – dokonywane jest to również w sposób przyjęty w zakładzie pracy – o wprowadzeniu monitoringu. Informacja ta jest niezależna od opublikowania zmiany regulaminu pracy.

[...]

Marek Rotkiewicz
specjalista prawa pracy, doradca, szkoleniowiec

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.