Artykuł pochodzi z wydania: Maj-Czerwiec 2021
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przedstawiło projekt ustawy, która ma uregulować zagadnienie pracy zdalnej i na trwałe wprowadzić ją do Kodeksu pracy. Przedstawione propozycje budzą rozmaite oceny, a nawet kontrowersje, jednak warto się im przyjrzeć.
Okres pandemii udowodnił potrzebę i zasadność stosowania pracy zdalnej, pracy realizowanej spoza zakładu pracy rozumianego w sposób tradycyjny, tj. spoza biura czy urzędu. Powszechnie pracę wykonywano w domu i jak się okazało – rozwiązanie to znalazło akceptację wśród wielu pracowników i pracodawców. Jakkolwiek praca zdalna posiada pewne mankamenty, to jednak oznacza również bardzo wiele korzyści. Nie dziwi więc oczekiwanie na rozwiązania ustawowe w tym zakresie, jak projekt ustawy przedstawionej przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.
DEFINICJA
Projekt wprowadzenia instytucji pracy zdalnej do Kodeksu pracy jest traktowany jako zastąpienie dotychczasowych, bardzo rzadko stosowanych rozwiązań w postaci telepracy. Wyraźnie wskazuje na to uchylenie w dziale II rozdziału IIb, który regulował tzw. telepracę, i wprowadzenie w dziale II rozdziału IIc poświęconego pracy zdalnej.
Definicja legalna pracy zdalnej projektowana jest w art. 6718, zgodnie z którym będzie to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Założenia wskazują ewidentnie na pracę zdalną realizowaną w całości poza klasycznym miejscem świadczenia pracy (biuro, urząd), ale również w wersji hybrydowej, tj. częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uznanym przez pracodawcę, ale dodatkowo w miejscu prowadzenia działalności przez pracodawcę, tj. klasycznym miejscu świadczenia pracy, jakim może być wzmiankowane biuro czy urząd. W przeciwieństwie do koncepcji telepracy praca zdalna nie zakłada regularności, co oznacza, że może mieć charakter krótkotrwały, czasowy. Może być realizowana wedle modelu home office’u, który praktykowany był w wielu instytucjach i zakładał świadczenie pracy w biurze przez 3 dni, a następnie 2 dni w domu lub wręcz naprzemiennie – dzień w domu, dzień w biurze.
Interesujące w przedmiotowej definicji jest wskazywanie miejsca świadczenia pracy. Regułą jest wskazanie go przez pracownika, natomiast pracodawca ma dokonać w tym zakresie „uzgodnienia”. W uzasadnieniu do projektu ustawy położono akcent na akceptację ze strony pracodawcy proponowanego przez pracownika miejsca świadczenia pracy.
Pracownik może przedstawić propozycję, ale dopiero akceptacja tego miejsca świadczenia pracy przez pracodawcę doprowadzi do jego uzgodnienia przez strony i umożliwi realizację zadań w ramach pracy zdalnej.
Jakkolwiek regułą jest podjęcie pracy zdalnej na podstawie uzgodnień stron stosunku pracy, to należy zaakcentować, że praca zdalna może być również przedmiotem jednostronnego polecenia pracodawcy, ale tylko i wyłącznie w tzw. obiektywnych przypadkach. Enumeratywnie wskazano dwa takie przypadki, tj.:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
- gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Warunkiem jednostronnego polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę będzie wcześniejsze złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Rozwiązanie to jest wzorowane na dotychczasowych doświadczeniach pracy zdalnej. O ile pierwszy z przypadków zlecenia pracy zdalnej jest oczywisty, o tyle drugi należy wiązać z problemami organizacyjnymi pracodawcy, np. pożarem zakładu pracy, powodzią, skutkami, które uniemożliwiają zorganizowanie warunków pracy w dotychczasowym miejscu. Takie rozwiązanie należy ocenić pozytywnie.
ZASADY WYKONYWANIA PRACY ZDALNEJ
Projektodawca zakłada ujednolicenie zasad wykonywania pracy zdalnej na podstawie porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu lub specjalnego polecenia pracodawcy w tym przedmiocie. Podstawową formą uzgodnień jest porozumienie zawierane między pracodawcą a związkami zawodowymi działającymi w zakładzie pracy. W przypadku niemożliwości osiągnięcia konsensusu odnośnie do treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca powinien dokonać uzgodnienia treści porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Ciekawą koncepcją jest rozwiązanie sytuacji patowej, w której pracodawca nie mógłby uzgodnić ze związkami zawodowymi treści porozumienia. Jeżeli bowiem w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z opisanymi zasadami, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Podobnie będzie w przypadku braku związków zawodowych w zakładzie pracy, wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Warto zwrócić uwagę, że w tym przypadku ustawodawca nie przewiduje uzgodnień, a jedynie konsultację, co należy traktować odmiennie, z naciskiem na większą swobodę działań pracodawcy.
Ostatnią, trzecią formułą, jaką przewiduje ustawodawca, jest polecenie względnie porozumienie indywidualne z pracownikiem, które znajduje zastosowanie w przypadku niezawarcia porozumienia lub wydania regulaminu. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu lub porozumieniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Polecenie znajdzie zastosowanie w przypadkach obiektywnych umożliwiających zlecenie pracy zdalnej, o których była mowa, natomiast porozumienie z pracownikiem będzie stosowane we wszystkich innych przypadkach zlecania pracy zdalnej.
Ustawodawca nie wskazuje w porozumieniu, jako minimalnych treści, zagadnień związanych z rozliczaniem czasu pracy. Wydaje się, że to powinno być rozwiązaniem obligatoryjnym. Nie wskazano również na aspekty związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych. Zagadnienia te powinny być jednak ujęte w takim porozumieniu lub regulaminie, aby pracodawca miał możliwość realizowania uprawnień kierowniczych wobec pracownika. Wydaje się, że sformułowanie o porozumiewaniu się pracodawcy z pracownikiem należy wiązać również z zasadami wydawania poleceń i potwierdzeniem ich otrzymania, co w przypadku pracy zdalnej nabiera znaczenia. Te trzy przykłady (reguły rozliczania czasu pracy, udzielania urlopów, wydawania poleceń służbowych) ilustrują potrzebę poszerzonej analizy po stronie pracodawcy, rozwiązań potrzebnych dla zastosowania w celu optymalizacji organizacji pracy zdalnej.
SPRZĘT I KOSZTY PRACY ZDALNEJ
Wielokrotnie powtarzanym i kontrowersyjnym problemem jest kwestia kosztów, jakie powinien ponosić pracownik i pracodawca w zakresie organizacji pracy zdalnej. Zagadnienie to ma uregulować projektowany art. 6724 kp. Jego założeniem jest nałożenie na pracodawcę obowiązku w zakresie dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Powinność tę należy utożsamiać z podstawowymi zasadami prawa pracy, nakazującymi pracodawcy przygotowanie stanowiska do pracy i jego zorganizowanie w taki sposób, aby pracownik zgłaszający się do pracy mógł ją realizować.
Kontynuowanie tego obowiązku również w przypadku pracy zdalnej należy uznać za zdecydowanie właściwe.
Kolejny obowiązek dotyczy pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie, względnie w poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem. Regulacja ta wskazuje na dwie kategorie kosztów, do jakich będzie zobowiązany pracodawca. Pierwszą możemy określić jako obligatoryjne, a druga z nich to koszty o charakterze fakultatywnym. Pracodawca obowiązkowo będzie zobowiązany pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych.
[…]
Łukasz Paroń
ekspert prawa pracy, redaktor naczelny dwumiesięcznika „Kadry i Płace w Administracji”