Wypowiedzenie stosunku pracy podczas COVID-19

Artykuł pochodzi z wydania: Maj-Czerwiec 2020

Mimo stanu epidemii wielu pracodawców wraca do normalnej działalności, a co za tym idzie, podejmuje także decyzje personalne, które skutkują rozwiązaniem umowy o pracę. Pojawia się jednak problem wręczenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę osobiście.

Z uwagi na wprowadzane ograniczenia, a zwłaszcza fakt, że wielu pracowników wykonuje pracę zdalnie, okazuje się, że zorganizowanie spotkania z pracownikiem i doręczenie mu oświadczenia o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę osobiście nie zawsze będzie możliwe. Dlatego pracodawcy zastanawiają się, co mogą w takiej sytuacji zrobić i w jaki sposób mogą doręczyć oświadczenie o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę, żeby to oświadczenie dotarło do pracownika jak najszybciej, a jednocześnie aby nie było wątpliwości, czy i kiedy pracownik takie oświadczenie odebrał.

Poczta tradycyjna

Tradycyjną metodą doręczania oświadczeń o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę jest przesłanie takiego oświadczenia drogą pocztową. W ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 2188 ze zm.; dalej: pp) dokonane zostały jednak zmiany, które mają ułatwiać doręczanie przesyłek poleconych w czasie pandemii w sposób bezpieczny. Wielu pracodawców zadaje sobie w związku z tym pytanie, czy i w jaki sposób korzystać z tej klasycznej formy doręczania, aby mieć pewność, że przesyłka dotarła do pracownika.

Zgodnie z art. 37 ust. 4a pp w stanach nadzwyczajnych lub w przypadku wystąpienia stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną może być doręczona w taki sposób, że jest ona wydana ze skutkiem doręczenia adresatowi do jego oddawczej skrzynki pocztowej. W praktyce zatem takie doręczenie polega na tym, że listonosz nie podejmuje próby wręczenia przesyłki bezpośrednio adresatowi tej przesyłki, ale po prostu wrzuca list do skrzynki i w tym momencie uznaje się, że przesyłka została doręczona. Do tej pory taki sposób doręczania przesyłek był stosowany na wniosek adresata.

Aktualnie można dokonywać doręczenia w taki sposób bez wniosku adresata, z uwagi na to, że nadal obowiązuje w Polsce stan epidemii.

Ten sposób doręczenia nie dotyczy tylko przesyłek wysyłanych do ani wysyłanych przez:

• Sądy i Trybunały;
• prokuraturę i inne organy ścigania;
• komornika sądowego

Jeśli pracodawca będzie chciał doręczyć oświadczenie o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę drogą pocztową – listem poleconym, przesyłka pracodawcy trafi od razu do skrzynki pocztowej pracownika.

Pracodawca może mieć wtedy problem z ustaleniem daty, w jakiej pracownik mógł zapoznać się z treścią przesyłki. Nie ma także pewności, czy przesyłka trafi w ogóle do właściwej skrzynki pocztowej, bo w praktyce niestety często zdarza się, że list zostaje przez przypadek wrzucony do innej skrzynki, np. sąsiada. Jeśli pracodawcy chcą zatem przesłać oświadczenie o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę listem poleconym, muszą liczyć się z tego rodzaju trudnościami.

Zwrotne potwierdzenie odbioru

Tych trudności można jednak uniknąć. Poczta nie zlikwidowała bowiem możliwości doręczenia przesyłek za tzw. zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dlatego aby mieć pewność co do tego, kiedy pracownik odebrał przesyłkę, ewentualnie kiedy miał taką możliwość, należy skorzystać z tego rozwiązania.

Rozwiązanie to ma zwłaszcza istotne znaczenie w przypadku doręczania zwolnienia dyscyplinarnego, ponieważ tutaj doręczenie przesyłki decyduje o dacie rozwiązania umowy o pracę. W tej sytuacji pracodawca musi mieć pewność, kiedy przesyłka została odebrana, ewentualnie jak przebiegał proces jej awizowania. To oznacza, że pracodawcy także w okresie stanu epidemii mogą wysyłać oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę listem poleconym, ale muszą dodatkowo skorzystać z opcji zwrotnego potwierdzenia odbioru. W praktyce zresztą także przed ogłoszeniem stanu epidemii wielu pracodawców korzystało z takiego rozwiązania i jest to dobra praktyka, która powinna być stosowana, ponieważ daje możliwość uzyskania urzędowego potwierdzenia odbioru przesyłki.

Z uwagi na trudności związane z doręczaniem listów poleconych pracodawcy rozważają także możliwość doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za pomocą kuriera, w tym także np. kuriera taxi czy rowerowego. Wskazać jednak należy, że to rozwiązanie nie jest rozwiązaniem w pełni bezpiecznym.

O ile bowiem w przypadku listu poleconego można uzyskać urzędowe potwierdzenie odbioru przesyłki, o tyle w przypadku przesyłki kurierskiej takiej możliwości już nie ma.

W związku z tym jeśli kurier wyda przesyłkę np. dorosłemu domownikowi, pracownik może kwestionować takie doręczenie. Przesyłka kurierska może spełnić swoje zadanie tylko wówczas, gdy pracownik odbierze ją osobiście i pokwituje odbiór własnoręcznym podpisem. Jeśli kurier nikogo nie zastanie pod wskazanym adresem, do doręczenia w ogóle nie dojdzie.

Zachowanie formy pisemnej

Zdarzają się także takie sytuacje, w których pracodawca chce skorzystać z szybszej metody doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę niż doręczenie takiego oświadczenia za pośrednictwem listu poleconego. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego, ponieważ w odniesieniu do takiej formy rozwiązania umowy o pracę pracodawca musi zachować miesięczny termin na rozwiązanie umowy o pracę.