Artykuł pochodzi z wydania: Październik-Grudzień 2024
Lata 2023 i 2024 przyniosły szereg zmian w funkcjonowaniu służby cywilnej, zwłaszcza w kwestii organizacji czasu pracy. Ustawodawca, chcąc dostosować administrację publiczną do potrzeb obywateli, wprowadził modyfikacje, które mają uelastycznić czas pracy pracowników służby cywilnej.
W uzasadnieniu do projektu zmian ustawy o służbie cywilnej (dalej: usc) urzędy administracji rządowej pełnią kluczową rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa i zdrowia obywateli, a ich działalność często wykracza poza tradycyjne ramy biurowe. Wiele z nich realizuje zadania wymagające elastyczności w organizacji pracy. W związku z tym konieczne było wprowadzenie zmian w przepisach regulujących systemy czasu pracy w służbie cywilnej. Wcześniej obowiązujące normy były zbyt restrykcyjne i nie uwzględniały specyfiki pracy instytucji zajmujących się głównie inspekcją i kontrolą. Wiele urzędów musi działać w godzinach i dniach, które nie mieszczą się w standardowym harmonogramie pracy, co stanowiło poważne utrudnienie w realizacji ich zadań. Elastyczność w organizacji czasu pracy, którą ustawodawca wprowadził nowymi regulacjami, pozwala lepiej dostosować się do wymogów codziennych obowiązków.
Zmiany te umożliwiają urzędnikom większą swobodę w planowaniu zadań, jednocześnie zapewniając ciągłość działania instytucji odpowiedzialnych za zdrowie i bezpieczeństwo publiczne.
Takie podejście może zwiększyć efektywność pracy, co jest kluczowe w kontekście ochrony zdrowia obywateli oraz realizacji zadań publicznych. Ponadto, zdaniem rządu, elastyczność w organizacji czasu pracy sprzyja poprawie jakości życia pracowników, co może przekładać się na wzrost satysfakcji z pracy i obniżenie rotacji kadrowej. W opinii twórców projektu wprowadzenie elastycznych systemów czasu pracy to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej administracji rządowej, zdolnej reagować na dynamicznie zmieniające się wyzwania społeczne. Realizacja tych zmian jest nie tylko uzasadniona, ale wręcz niezbędna w obliczu rosnących wymagań stawianych instytucjom publicznym.
Okresy rozliczeniowe
Zmiany wprowadzone przez omówioną wyżej nowelizację objęły kilka obszarów. Przede wszystkim wydłużono okres rozliczeniowy do 4 miesięcy przy zachowaniu dobowego wymiaru pracy wynoszącego 8 godzin i tygodniowego – średnio 40 godzin. Ustawodawca wskazał jednak, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru pracy do 12 godzin. W takich rozkładach czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące.
Ustawodawca w znowelizowanej ustawie przewiduje, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Na pisemny wniosek członka korpusu służby cywilnej mogą być do niego stosowane systemy skróconego tygodnia pracy oraz weekendowy, w którym praca jest dopuszczalna wyłącznie w piątki, soboty i niedziele. Co równie istotne, ustawodawca wskazuje, że w stosunku do członków korpusu służby cywilnej objętych systemem zadaniowego czasu pracy, dyrektorów generalnych urzędów oraz kierowników urzędów zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
System zadaniowy
Opisane powyżej zmiany w obszarze systemów czasu pracy dały pracodawcom w służbie cywilnej szereg możliwości wyboru różnych systemów czasu pracy. Oprócz stosunkowo sztywnego systemu ustawodawca zaproponował elastyczne rozwiązania, które umożliwiają pracę w dłuższym dobowym wymiarze godzin oraz w każdy dzień tygodnia. Do najbardziej elastycznych systemów czasu pracy, które mogą zostać zastosowane w służbie cywilnej, zalicza się system zadaniowy i system skróconego tygodnia pracy.
Zadaniowy system czasu pracy charakteryzuje się brakiem sztywnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.
W tym systemie pracownik nie jest zobowiązany do pracy w określonych ramach czasowych, lecz skupia się na realizacji konkretnych zadań, które zostały mu powierzone. Kluczową cechą zadaniowego systemu jest koncentracja na wynikach, a nie na czasie spędzonym na wykonywaniu obowiązków, co odróżnia go od tradycyjnych form organizacji pracy. Jednym z istotnych wyzwań związanych z zadaniowym systemem czasu pracy jest trudność w nadzorze nad bieżącą pracą pracownika.
Pracodawca nie może monitorować aktywności pracownika w taki sposób, jak ma to miejsce w przypadku systemów o stałych godzinach pracy, ponieważ pracownik nie ma określonych godzin pracy. Wymaga to zaufania do pracownika i oceny jego pracy na podstawie osiągniętych rezultatów, a nie samego procesu wykonywania zadań.
Praca w zadaniowym systemie zazwyczaj odbywa się poza tradycyjnym rytmem pracy biurowej, co pozwala na dużą elastyczność, ale jednocześnie wymaga samodyscypliny i odpowiedzialności ze strony pracownika. Pracownik w tym systemie ma dużą autonomię w podejmowaniu decyzji dotyczących organizacji swojego czasu pracy. Samodzielnie ustala, kiedy i w jaki sposób realizować powierzone mu zadania, co daje mu swobodę dostosowania czasu pracy do własnych preferencji czy warunków zewnętrznych. Z tego względu zadaniowy system pracy jest szczególnie korzystny dla osób wykonujących prace twórcze, analityczne lub wymagające skupienia, gdzie liczy się przede wszystkim efekt końcowy, a nie sposób jego osiągnięcia. Praca w tym systemie wymaga wysokiego poziomu odpowiedzialności i zaangażowania, zwłaszcza w przypadku zadań o charakterze kreatywnym lub strategicznym. Pracownik sam musi monitorować swoje postępy i dbać o to, by efekty jego pracy spełniały oczekiwania pracodawcy.
Dodatkowo zadaniowy system pracy często wiąże się z pracą wykonywaną poza siedzibą pracodawcy, co jest charakterystyczne dla pracowników terenowych. W takich przypadkach miejsce pracy zależy od specyfiki wykonywanych zadań, co daje pracownikowi jeszcze większą elastyczność w organizacji swojego dnia pracy. Pracodawca, ustalając zadania do wykonania, musi liczyć się z tym, że pracownik będzie działał niezależnie, poza bezpośrednim nadzorem, a kontrola nad efektywnością pracy będzie możliwa przede wszystkim poprzez ocenę wyników końcowych.
Istotne jest, aby od strony formalnej, ustalając zadania dla pracownika w ramach powierzonych obowiązków, bezwzględnie przestrzegać ustalonych norm czasu pracy.
Ustalenie liczby zadań nie może być dokonane w taki sposób, aby ich realizacja zmuszała pracownika do świadczenia pracy ponad ustawowe normy czasu pracy. Według opinii Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z 26 marca 2024 r. po wprowadzeniu systemu zadaniowego, poza opisem stanowiska, pracownik służby cywilnej powinien mieć jasno określone zadania do wykonania w wyznaczonym okresie, przy założeniu, że nie będą one przekraczać ogólnych norm czasu pracy, które obowiązują w służbie cywilnej: 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin tygodniowo. W zadaniowym systemie czasu pracy nie ma również konieczności stosowania rozkładów czasu pracy.
[…]
Bartosz Maik
autor branżowych publikacji, zajmuje się weryfikacją przestrzegania przepisów ochrony pracy i legalności zatrudnienia