Artykuł pochodzi z wydania: Styczeń-Marzec 2026
Przyjęcie w kodeksie pracy nowego rozwiązania prawno-organizacyjnego, jaką jest postać elektroniczna, jest niewątpliwie odformalizowaniem komunikacji pracodawcy z pracownikiem. Upowszechniła się ona w wielu zakładach pracy, wynika z potrzeby szybkiego przekazywania informacji, dlatego to rozwiązanie należy ocenić pozytywnie i wprowadzić do regulacji wewnątrzzakładowych.
Prawo pracy wymaga różnych form i postaci do komunikowania się między pracodawcami a pracownikami lub związkami zawodowymi. Bardzo często nakazuje stosowanie formy pisemnej. Niekiedy kwestia komunikowania pozostaje poza regulacją, co sprawia, że wystarczy forma ustna. Współcześnie jednak coraz częściej praktykowana jest komunikacja wykorzystująca środki elektroniczne, jak SMS-y, e-maile.
Część czynności z zakresu prawa pracy jest realizowana z wykorzystaniem platform cyfrowych, czyli programów, które są zakupione przez pracodawców i wdrożone do stosowania w zakładzie pracy.
Takie oprogramowanie jest wykorzystywane dla celów składania wniosków urlopowych, wnioskowania o czas wolny w postaci wyjść prywatnych itp. Prawo pracy stopniowo ulega digitalizacji, postępuje cyfryzacja rozwiązań prawnych sprzyjających temu rozwiązaniu, a obecnie jesteśmy świadkami kolejnego kroku w tym kierunku w postaci ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
POSTAĆ ELEKTRONICZNA
Wspomniana nowelizacja przepisów kodeksu pracy weszła w życie 27 stycznia 2026 r. i skutkuje zmianą dokonywania czynności w obszarze prawa pracy z formy pisemnej lub elektronicznej na postać pisemną lub elektroniczną. Zmiana jest dość istotna i znacząca, ponieważ niewątpliwie liberalizuje sposób komunikacji społeczności zakładu pracy, przyspiesza ją, a w szczególności dostosowuje do potrzeb zmieniającej się dynamicznie rzeczywistości.
Istota dokonanych zmian polega na tym, że odstąpiono od formy pisemnej lub elektronicznej przewidzianej w wielu normach prawnych kodeksu pracy, która jest istotnie sformalizowana. W uzasadnieniu do projektu ustawy słusznie podniesiono, że forma elektroniczna lub pisemna – jak często jest to wskazywane w kodeksie pracy – oznacza w istocie formę przewidzianą przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Dzieje się tak, ponieważ z art. 300 kp wynika, że w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kc, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Jak słusznie zauważono w uzasadnieniu do projektu ustawy:
Nie budzi przy tym wątpliwości, że także sformułowania „na piśmie” i „pisemny” odnoszą się do tzw. zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k. c. (por. np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24.8.2009 r. I PK 58/09, w którym SN stwierdził, że wyrażony w art. 30 § 3 k. p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę „na piśmie”, oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k. c. Przy czym, zasadniczo równoznaczne z zachowaniem wymaganej w tym przypadku formy pisemnej jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej opatrzonego podpisem kwalifikowanym). Jako potwierdzenie można tutaj przywołać wyrok SN z dnia 11.04.2024 r. II PSKP 86/22, w którym Sąd ten podkreślił m.in., że rozwiązanie stosunku pracy przez wysłanie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie narusza przepisu art. 30 § 3 k. p. w związku z art. 781 § 1 k. c. w stosunku do pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze sprzętu komputerowego dostarczonego przez pracodawcę.
Ustawodawca w kodeksie pracy wielokrotnie bowiem posługuje się pojęciem formy pisemnej lub elektronicznej, jak np. w przypadku zawierania umowy o pracę, a niekiedy nawet stanowi o formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności – w przypadku zawierania umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy lub po jego zakończeniu.
Jednocześnie należy zauważyć, że ten sam ustawodawca formułuje również pojęcie postaci papierowej lub elektronicznej, które nie ma ani odniesienia ustawowego, ani definicji. W uzasadnieniu do projektu ustawy podniesiono:
Zachowanie postaci elektronicznej zachodzi np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. W pojęciu postaci elektronicznej mieści się także forma elektroniczna w rozumieniu k.c. Postać elektroniczna obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy.
Powyższe rozważania projektodawcy wyraźnie wskazują na poszukiwanie takich rozwiązań, których celem jest uelastycznienie procesu komunikacji między pracodawcą a pracownikami, ale także związkami zawodowymi. Nieprzypadkowo obecnie dostrzega się potrzebę poszukiwania takich rozwiązań. Prawo pracy potrzebuje bowiem dostosowania do zmieniającego się otoczenia społeczno-gospodarczego, a zwłaszcza dążenia do sformułowania odpowiedzi na dynamizujący się proces obrotu gospodarczego. Intensyfikacja wymiany informacji wymaga przyspieszenia przekazu danych, przekazu oświadczeń woli, komunikatów. Takie rozwiązanie będzie możliwe wyłącznie wówczas, gdy zostaną wypracowane nowe formuły komunikacji. I to się właśnie dzieje.
[…]
Łukasz Paroń
ekspert prawa pracy, wykładowca i szkoleniowiec, autor artykułów i książek, popularyzator zagadnień z zakresu ochrony pracy