Doświadczenia PKO TFI z I etapu wdrażania PPK – rozmowa z Łukaszem Kwietniem, Wiceprezesem Zarządu PKO TFI, i z Andrzejem Piestrzeniewiczem, Dyrektorem ds. Sprzedaży w PKO TFI.
Najpóźniej do 26 marca 2021 r. jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek podpisać umowę o zarządzanie z instytucją zarządzającą PPK. Jakie są Państwa doświadczenia z I etapu i wnioski z wdrażania PPK w polskich firmach?
Łukasz Kwiecień – Wiceprezes Zarządu PKO TFI: W I etapie tworzenia PPK uczestniczyły firmy zatrudniające min. 250 pracowników. Spośród ok. 4000 takich firm na rynku PKO TFI wybrało ponad 1,5 tys. z nich (w tym także spółki z grup kapitałowych tych największych firm), tj. blisko 40% pracodawców, o różnym kapitale (zarówno firmy polskie, jak i wielkie międzynarodowe korporacje), o zróżnicowanym zatrudnieniu, z praktycznie wszystkich branż. Dlatego śmiało mogę potwierdzić, że PKO TFI ma duże doświadczenie we wdrażaniu PPK.
Jeżeli chodzi o wnioski, jakie nasuwają się po I etapie, to część pracodawców zbyt późno rozpoczęła przygotowania do wdrożenia PPK. U tej części firm, które robiły to na ostatnią chwilę, pojawił się pośpiech, stres, a wtedy łatwo o błędy, np. nieodpowiednia parametryzacja systemu kadrowo-płacowego czy rejestracja pracowników, którzy nie spełniali warunków przystąpienia do PPK. Później trudno to wszystko odkręcić. Dlatego zachęcam do rozpoczęcia prac jak najwcześniej. Wiele rzeczy można zrobić teraz, np.: wybrać osoby, które będą zajmowały się PPK, ustalić harmonogram prac, wybrać instytucję finansową do prowadzenia PPK i rozpocząć parametryzację systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK. Już teraz warto też zweryfikować jakość danych pracowników zapisanych w systemach kadrowych, z reguły potem brakuje na to czasu.
Wynika z tego, że jedną z ważnych kwestii jest sprawdzenie przez pracodawcę aktualnych danych osobowych pracowników?
Andrzej Piestrzeniewicz – Dyrektor ds. Sprzedaży w PKO TFI: Paradoksalnie, choć w każdej firmie dane osobowe pracowników są niezbędne do poprawnych rozliczeń z ZUS-em czy urzędem skarbowym i bieżącej komunikacji, to w wielu przedsiębiorstwach jakość tych danych pozostawiała dużo do życzenia. W zakresie aktualności danych najwięcej kłopotów pojawiło się przy adresach zamieszkania pracowników, numerach telefonów komórkowych czy adresach e-mail. Dane te są potrzebne instytucji finansowej do komunikacji z uczestnikami PPK. Jeżeli pracownicy i pracodawcy wspólnie nie dopilnują aktualności tych danych, istnieje ryzyko, że korespondencja trafi nie do uczestnika PPK, ale do przypadkowej osoby. W takim scenariuszu zgodnie z przepisami RODO może dojść do poważnego incydentu bezpieczeństwa.
Spotykaliśmy się też często z błędami w danych. W polach, w których powinny być cyfry (np. PESEL), były litery, a w polach, gdzie powinny być litery – cyfry lub znaki specjalne, co uniemożliwiało później wczytanie danych w procesie rejestracji pracowników do PPK.
Poprawność i aktualność wszystkich danych wprowadzonych do systemu kadrowego rzutuje później na jakość danych przekazywanych do instytucji finansowej. Dane te są eksportowane do aplikacji udostępnianej przez instytucję finansową i w przypadku błędów będą z tym trudności.
Wspomnieli Panowie o systemie informatycznym dostarczonym przez instytucje finansowe. Jak ten system sprawdził się we wdrożeniu oraz obsłudze PPK w największych firmach z I tury w przypadku PKO TFI?
Andrzej Piestrzeniewicz: Jak już wspomniałem, PPK to duże wyzwanie organizacyjne dla pracodawców. Ustawa o PPK nakłada na nich szereg nowych obowiązków. Aby wesprzeć naszych klientów w tych zadaniach, nie tylko pomagamy w procesach wdrożenia PPK, ale również dostarczamy narzędzia do obsługi programu. Dwa lata pracowaliśmy nad systemem informatycznym, aby był dostosowany do różnych standardów systemów kadrowo-płacowych na rynku i umożliwiał automatyzację procesów PPK. Nasza aplikacja nie tylko sprawdza się w bieżącej obsłudze PPK, ale zachowuje także najwyższy standard w zakresie bezpieczeństwa, np. ma możliwość trwałego usunięcia danych pracowników błędnie zgłoszonych. Jest doceniana nie tylko przez pracodawców, ale również ekspertów, w tym roku otrzymała nagrodę Hit Roku w dziedzinie IT, przyznaną przez „Gazetę Bankową”.
Bez wątpienia aplikacja pomaga prowadzić PPK. Można za jej pośrednictwem rejestrować pracowników, rozliczać wpłaty do PPK, a także przyjmować dyspozycje. Dodatkowo zapewnia ona stały dostęp do wszystkich informacji związanych z PPK oraz daje możliwość pełnej integracji z każdym z systemów kadrowo-płacowych na rynku za pośrednictwem interfejsu API.
Przed wdrożeniem dostarczamy naszym Klientom wersję testową aplikacji, tak aby pracownicy działu HR mogli zapoznać się z jej funkcjonalnościami i przetestować ją na danych rzeczywistych pracowników.
A jakie doświadczenia mają Państwo w prowadzeniu szkoleń o PPK dla pracowników w czasach pandemii COVID-19?
Łukasz Kwiecień: Szkolenia w tej formie prowadzimy już od dawna. Wielu pracodawców tego od nas oczekiwało, a i przy obecnej skali firm przystępujących do PPK bez takich rozwiązań byłoby trudno. Pojawienie się zagrożenia epidemicznego jedynie zwiększyło liczbę takich szkoleń z dnia na dzień. Byliśmy na to przygotowani. Kiedy wybuchła epidemia, w ciągu tygodnia byliśmy w stanie przestawić się w pełni na pracę zdalną, w tym prowadzenie spotkań i szkoleń w formie wideokonferencji. Od razu też uruchomiliśmy szkolenia online z naszymi ekspertami w dziedzinie PPK, pozwalające uczestnikom na interakcję, oraz rozbudowaliśmy stronę internetową, tak aby każdy pracodawca i jego pracownicy mogli uzyskać informacje o wszystkim, co ważne w zakresie funkcjonowania PPK. Uruchomiliśmy też dedykowaną pracodawcom infolinię oraz funkcję chat. Każdy nasz Klient, niezależnie od wybranej formy komunikacji, jest wspierany przez doradców. Tu też nasza siła, którą doceniły firmy z I etapu, ponieważ w ramach Grupy PKO Banku Polskiego wszystkie oddziały detaliczne Banku są przygotowane do obsługi PPK (jest ich blisko ok. 1000 w całej Polsce) i każdemu pracodawcy jesteśmy w stanie zapewnić wsparcie na każdym etapie tworzenia i obsługi PPK.
Czy pracownicy z firm, które już wdrożyły PPK, interesują się swoimi oszczędnościami?
Andrzej Piestrzeniewicz: W PKO TFI uczestnicy mają stały dostęp do swojego rachunku PPK za pośrednictwem internetowego systemu i-Fundusze. Dodatkowo jest również możliwość dostępu do rachunku za pośrednictwem bankowości elektronicznej PKO Banku Polskiego iPKO (dotyczy to wszystkich Klientów, nie tylko tych, którzy mają rachunek ROR w tym Banku) oraz bezpośrednio u doradcy w oddziale Banku. Tych możliwości jest naprawdę dużo i uczestnicy PPK z tego korzystają. Oczywiście w tej chwili głównie korzystają z narzędzi mobilnych. Dostęp do rachunku PPK to możliwość sprawdzania, czy pracodawca odprowadza terminowo wpłaty do PPK. Warto to robić! Są też dopłaty z Funduszu Pracy. Dla uczestników z I etapu są już odprowadzone wpłaty powitalne i pierwsze dopłaty roczne. To szczególnie interesuje uczestników PPK. Jest też już spora grupa osób, która składa pierwsze dyspozycje finansowe, np. o wypłatę środków na wkład własny pod kredyt hipoteczny, pojawiają się pierwsze transfery. Kapitał w ramach PPK z każdym miesiącem się zwiększa, przybywają nowe firmy, nowi uczestnicy, a za chwilę do PPK przystąpią pracownicy sfery budżetowej. Zakładamy, że zainteresowanie PPK będzie stale rosło, tak jak to miało miejsce w innych krajach, które wprowadziły podobne rozwiązania emerytalne.