Obowiązki pracodawcy na koniec roku

PIT 11

Podstawową deklaracją, którą pracodawcy mają obowiązek przygotować, jest PIT-11. Obowiązek jego sporządzenia spoczywa na płatniku podatku dochodowego. Natomiast płatnikami zobowiązanymi do sporządzenia informacji PIT-11 są m.in.:

• zakłady pracy;
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną;
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką;
• płatnicy stypendiów dla uczniów i studentów;
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń z tytułu działalności wykonywanej osobiście, w tym z umów zlecenia i o dzieło.

Wymienione podmioty są zobowiązane na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Ustawodawca w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1387 ze zm.; dalej: updof) wskazuje ostateczne terminy na przekazanie PIT-11 (zarówno urzędowi skarbowemu, jak i podatnikowi). Należy przyjąć, że nie ma przy tym wymogu jednoczesnego przekazania PIT-11 tym podmiotom. Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy przesyłają informacje PIT-11:

• urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 1 updof);
• podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 updof).

Organy podatkowe przyjmują, że informacja PIT-11 tylko wyjątkowo może zostać przekazana urzędowi skarbowemu w trakcie roku podatkowego. Jest to możliwe, gdy obowiązek poboru przez płatnika zaliczek na podatek ustał w ciągu roku. W takiej sytuacji podatnik może złożyć płatnikowi pisemny wniosek o przekazanie mu PIT-11 wcześniej (art. 39 ust. 2 updof). Wniosek w tym zakresie podatnik może złożyć po zakończeniu zatrudnienia (np. umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej) w danym roku. W przypadku złożenia wniosku o wydanie PIT-11 przez osoby, których zatrudnienie ustało, płatnik w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania ma obowiązek sporządzenia i przekazania tej informacji podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.

Co niezwykle istotne, PIT-11 przesyłany jest do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej.

Jeżeli w danym roku podatkowym pracownik nie osiągnął żadnego dochodu (np. przebywał przez cały rok na urlopie wychowawczym) i nie zostały pobrane zaliczki na podatek dochodowy, nie ma obowiązku sporządzania informacji PIT-11, w takiej sytuacji jest to bezprzedmiotowe. Płatnik nie ma wówczas obowiązku wystawiania i przekazywania takiego dokumentu ani urzędowi skarbowemu, ani pracownikowi.

Przekroczenie terminu na przekazanie PIT-11

Termin na wystawienie PIT-11 jest terminem ustawowym, którego przekroczenie spowoduje, że na płatnika zostanie nałożona kara grzywny. Odpowiedzialność za nieterminowe złożenie informacji PIT-11 określają przepisy ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1958 ze zm.; dalej: kks). Zasadniczo, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

Podczas wymierzania kary grzywny uwzględnia się stosunki majątkowe i rodzinne sprawcy oraz jego dochody i możliwości zarobkowe.

Aby uniknąć odpowiedzialności, należy złożyć tzw. czynny żal. Jest to zawiadomienie organu podatkowego o popełnieniu czynu zabronionego, takiego jak np. niezłożenie w terminie deklaracji. Prawidłowo złożony czynny żal uwalnia od odpowiedzialności karnej skarbowej.

Czynny żal powinien zawierać informacje o fakcie niezłożenia deklaracji, wyjaśniać okoliczności i przyczyny niezłożenia deklaracji w terminie oraz być podpisany przez wszystkie osoby, które potencjalnie mogą ponosić odpowiedzialność za zbyt późne złożenie deklaracji.

PIT-4R

Pracodawca, który jest zobowiązany do wpłaty zaliczek, nie ma obowiązku składania comiesięcznych deklaracji. Składa on tylko zbiorczą deklarację za dany rok podatkowy na formularzu PIT-4R. Należy ją sporządzić i przekazać do właściwego urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy deklaracja (art. 38 ust. 1a updof).

Do dochodu podlegającego opodatkowaniu według przedstawionych zasad należy wliczać przychody ze źródła „zatrudnienie na podstawie umowy o pracę” (art. 12 updof) oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego (przychody z innych źródeł) wypłacane przez pracodawcę, z wyjątkiem przychodów zwolnionych od opodatkowania. Na odrębnych zasadach należy obliczać przychody uzyskane wprawdzie od tego samego płatnika, ale z innego tytułu, np. z tytułu umowy zlecenia.

Deklarację należy składać do urzędu skarbowego właściwego według:

• miejsca zamieszkania płatnika – osoby fizycznej;
• miejsca prowadzenia działalności płatnika;
• miejsca siedziby płatnika.

W przypadku gdy płatnik zaprzestanie działalności przed końcem stycznia roku podatkowego następującego po danym roku, deklarację PIT-4R płatnik przekazuje w terminie do dnia zaprzestania tej działalności.

W sytuacji, w której stosunek prawny z pracownikiem zakończy się przed końcem stycznia (np. dojdzie do rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku lub po jego zakończeniu, lecz przed końcem stycznia roku następnego), PIT-4R przekazuje się w terminie standardowym. W szczególności nie składa się wniosku o wcześniejsze wysłanie PIT-4R do urzędu lub nie wysyła go łącznie z PIT-11 wysłanym pracownikowi wcześniej, na jego żądanie.

Płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek na rzecz urzędu skarbowego. Z reguły wpłaty na rzecz urzędu dokonuje się do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (za miesiąc, w którym zaliczki zostały pobrane).

W PIT-4R deklaruje się zaliczki należne za dane miesiące, nie zaliczki wpłacone do urzędu skarbowego. Nie deklaruje się również zaliczek wpłaconych w danym miesiącu do urzędu (np. zaliczkę za wynagrodzenie za listopad pobraną w grudniu wpłaca się do urzędu do 20 stycznia – deklaruje się ją w ­PIT-4R jako zaliczkę należną za grudzień).

Płatnik ma prawo obniżyć wartość należnych zaliczek o kwotę 7,75% składki na ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconej w danym roku podatkowym ze środków podatnika.

(…)

Rafał Styczyński
doradca podatkowy, prawnik