Artykuł pochodzi z wydania: Wrzesień-Październik 2021
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach pracodawca jest zobowiązany wziąć pod uwagę wnioski pracowników dotyczące preferowanego terminu wykorzystania urlopu.
Jeżeli mielibyśmy wymienić, jaki dokument wprost wskazano w przepisach prawa pracy jako dokument związany z urlopem wypoczynkowym, byłby to plan urlopów. To pytanie często zadaję uczestnikom szkoleń Centrum Szkoleniowego Kadry i Płace w Administracji. Prawidłowa odpowiedź pada bardzo rzadko. Panuje powszechne przekonanie, że takim dokumentem jest wniosek urlopowy. Przepisy prawa pracy nie określają jednak formy, w jakiej pracownicy powinni składać wnioski urlopowe. Nie ma również zasad regulujących kwestii długości przechowywania wniosków papierowych.
Formę, w jakiej powinny być składane wnioski urlopowe, należy uregulować na szczeblu przepisów wewnątrzzakładowych.
Od decyzji pracodawcy zależy, czy wniosek urlopowy będzie wymagał składania na piśmie, czy innej formy zarządzania wnioskami urlopowymi. W przepisach prawa nie określono również terminu przechowywania takich wniosków. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby pracodawca uregulował zasady udzielania urlopów wypoczynkowych, wprowadzając elektroniczny system obiegu wniosków urlopowych, w którym zarówno złożenie wniosku, jak i jego akceptacja przez przełożonego następowałyby drogą e-mailową. Zgodnie z art. 149 § 1 kp pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
PLAN URLOPÓW
Plany urlopów wypoczynkowych mogą być sporządzane np. na okresy roczne, półroczne lub kwartalne. W literaturze przedmiotu przeważa stanowisko, zgodnie z którym plan może obejmować okresy krótsze niż rok, przy czym plan sporządzony na krótszy czas jest zwykle bardziej racjonalny. Pracodawca obejmuje planem (lub planami, jeżeli są krótsze niż na okres roczny) pełny wymiar urlopu pracownika pomniejszony o 4 dni urlopu udzielanego w trybie art. 1672 kp (na żądanie pracownika).
Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 kp). Z jednej strony plan urlopów służy realizacji prawa pracowników do urlopu wypoczynkowego, a z drugiej – pozwala zapewnić pracodawcy normalny tok pracy w zakładzie pracy. Skoro pracownik nabywa prawo do urlopu 1 stycznia, zasadne wydaje się, aby w tym czasie miał możliwość jego zaplanowania, a także ustalenia terminu jego wykorzystania.
Ustawodawca nie określa czasu, w jakim plan urlopów powinien zostać sporządzony i podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie precyzuje również okresów, jakie powinny być ujęte w planie urlopów.
W praktyce przyjmuje się, że okresy przyjęte w planie urlopów mogą być krótsze, np. kwartalne, półroczne. Niewątpliwie może to zmniejszyć ryzyko wystąpienia po stronie pracownika lub pracodawcy nieprzewidzianych okoliczności uniemożliwiających rozpoczęcie urlopu w terminie wskazanym w planie, a tym samym prawdopodobieństwo konieczności korygowania tego planu. Faktem jest, że istnieją także trudności z wyegzekwowaniem od samych zatrudnionych ich preferencji odnośnie do terminu wykorzystania przysługującego im urlopu wypoczynkowego, jeśli pracodawca stara się to czynić z dużym wyprzedzeniem. Ponadto za dokonaniem podziału planu urlopów na poszczególne okresy krótsze niż cały rok mogą przemawiać zmiany zachodzące w strukturze zatrudnienia w trakcie danego roku kalendarzowego (nawiązanie stosunku pracy z nowymi pracownikami oraz ustanie tego stosunku z dotychczasowymi pracownikami).
Należy jednak pamiętać, że podział urlopu nie może być w takiej sytuacji dowolny. Urlop powinien być tak zaplanowany i podzielony (w przypadku złożonego wniosku przez pracownika), aby przynajmniej jedna jego część obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Zatem dopuszczalne wydaje się ustalanie planów urlopów na krótsze okresy niż obejmujące cały rok, byleby realizacja urlopu wypoczynkowego uwzględniała część urlopu niepodlegającą podziałowi. Warto zapoznać się również z wyrokiem Sądu Najwyższego z 12 sierpnia 2004 r. (III PK 32/04), w którym podkreśla się, że: „stosunek pracy oparty jest na zasadzie równości stron, pracodawca nie może bez naprawdę ważnej przyczyny odmawiać pracownikom udzielania urlopu wypoczynkowego w terminach przewidzianych w Kodeksie Pracy”.
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 kp). W pewnych sytuacjach pracodawca może jednak nie sporządzać planu urlopów, a mianowicie wówczas, gdy:
- u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa;
- zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku sporządzania planu urlopów.
Obowiązek sporządzenia planu urlopów mają zatem pracodawcy, u których działają związki zawodowe, które nie zgodziły się na odstąpienie od ustalania planu urlopów (art. 163 § 11 kp). Przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: uzz) określają bowiem, że jeżeli w sprawie ustalania planu urlopowego organizacje związkowe lub organizacje związkowe reprezentatywne nie przedstawią wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, pracodawca sam opracowuje plan urlopów po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
Zawarty zatem w tej ustawie obowiązek ustalania planu urlopowego ze związkami może mieć zastosowanie jedynie do pracodawców, którzy dobrowolnie przyjęli na siebie obowiązek takich konsultacji. Nie ma zatem przeszkód, aby pracodawca zobowiązał się w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w układzie zbiorowym pracy) do ustalania planu urlopów w porozumieniu np. ze związkami zawodowymi. Jednym z podstawowych uprawnień związków zawodowych jest również ich wpływ na stanowienie tzw. prawa zakładowego.
Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe mające status zakładowych organizacji związkowych, uzgadnianie prawa zakładowego jest dokonywane w uzgodnieniu z tymi organizacjami. Stanowi o tym art. 30 ust. 6 uzz.
[…]
Marek Choczaj
specjalista z zakresu zbiorowego prawa pracy, wykładowca akademicki, trener